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Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #02 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #02

Quienes puedan evitar las interrupciones ajenas (email, IM, internet, redes sociales, llamadas de teléfono,…) y las propias (multitasking) tendrán una Ventaja Competitiva muy fuerte en el futuro. El UNITASKING será una fuente de Ventaja Competitiva para aquellos que sepan encontrar esos espacios de silencio y concentración prolongada. Ese silencio va a empezar a valer millones. Va a costar conseguirlo, pero va a valer millones.

BREVE EXPLICACIÓN

La gente hoy va a trabajar entre 8 y 9 de la mañana, pero lo que acaba ocurriendo es que la gente acaba haciendo el trabajo a última hora y en su casa, que son los únicos sitios donde hay silencio, se pueden concentrar, y acabar sus tareas sin verse interrumpidos.

Si la gente quiere acabar su trabajo, es preciso deshacerse de las interrupciones. Las interrupciones son el enemigo de la productividad, de la creatividad,… ¡de todo!

Uno de los errores más comunes con las interrupciones es “creer que una interrupción de un minuto nos quita exactamente un minuto”. Lo que acaba sucediendo es que te ves forzado a repetir el trabajo. Los datos que señala Jose María Acosta en su libro “El tiempo, la PNL y la inteligencia emocional“ son calamitosos: la media de interrupciones es de 80 al día. 10 por hora. Eso supone 1 interrupción cada 6 minutos. ¡ASÍ ES MUY COMPLICADO SACAR EL TRABAJO!

Estas interrupciones tienen consecuencias muy negativas: estudios científicos han demostrado que las personas que son interrumpidas en la realización de una tarea tardan, en promedio, un 50% más de tiempo en completar la tarea. Además, la calidad de esta tarea disminuye: se han objetivado tasas de errores superiores al 50%.

El mundo que nos ha tocado vivir se caracteriza, en los entornos de trabajo, por la existencia de grandes enemigos para el trabajador del conocimiento:

  1. Los ladrones de tiempo: cosas que hacen otros y que nos roban las agujas del reloj
  2. El multitasking: algo que nos hacemos a nosotros mismos, y que también nos roba tiempo

El multitasking funciona en dos niveles:

  1. En el primer nivel, sí que puede hacer multitasking. Por ejemplo, podemos hablar y andar al mismo tiempo, algo que hacemos diariamente.
  2. En el segundo nivel, nos referimos a la capacidad del cerebro para prestar atención. En este caso, como demuestra John Medina, en su libro “Brain Rules”, el cerebro es un procesador secuencial, incapaz por tanto de prestar atención a dos cosas al mismo exacto tiempo. El cerebro está biológicamente incapacitado para procesar de forma simultánea inputs que precisan atención. En consecuencia, el multitasking es imposible. En realidad lo que sucede es que “people who appear to be good at multitasking actually have good working memories, capable of paying attention to several inputs one at a time”. Lo que hace el cerebro es switch-tasking: saltar rápidamente entre tareas. El estado mental de los trabajadores del conocimiento es lo que Linda Stone ha denominado “Atención Parcial Continuada”.

A great deal of research suggests that always-on, multitasking work environments actually sap the productivity of knowledge workers—particularly those in the C-suite. Executives have said to the McKinsey Quarterly that the second of their three top priorities for executives in 2011: enhancing productivity in the face of information overload.

CONSEJOS PRÁCTICOS

Focus. Concéntrate.

  • La ciencia habla claro en ese sentido: la habilidad de concentrarse en una sola cosa es clave en la memoria a largo plazo, en el pensamiento crítico y conceptual, y en muchas formas de creatividad. Incluso las emociones y la empatía precisan de tiempo para ser procesadas. Si no invertimos ese tiempo, nos deshumanizamos cada vez más”. -Nicholas Carr
  • Por tanto, como dijo James Watson (uno de los tres co-descubridores de la estructura de la molécula de ADN): “Si tienes dos obsesiones, te sobra una”. Pero ojo porque al cerebro le encanta la multitarea, el desorden. La mente se dispersa, aquí y allá, las neuronas enseguida se ponen a hablar entre sí…
  • Utiliza un buen criterio para ordenar tu trabajo de cada día. A la hora de trabajar, el consejo más útil que se puede dar es el que da Brian Tracy (experto en productividad) en “Tráguese ese sapo”: haz primero la tarea importante que no quieres hacer.
  • La forma más sencilla de hacer esto es dejarlo preparado el día anterior. Es decir, antes de cerrar la jornada laboral, dedicar 5 minutos a ver qué tareas tienes que hacer al día siguiente, y por cuál has de empezar (es decir, “cuál es el sapo”). Así te aseguras de que la primera actividad del día NO es abrir el email…

Interrelaciona con tus compañeros de trabajo de forma inteligente

No les interrumpas constantemente. Jason Fried (CEO de 37Signals y autor del libro “Re-Work”) ofrece algunas sugerencias:

  1. Elegir un día o medio día a la semana en la que la gente no se interrumpa unos a otros en la oficina. Un día en el que haya silencio.
  2. Pasar de modelos de colaboración activa (hablar, llamar por teléfono) a pasivos (email), para reducir la capacidad de distracción que tenemos unos sobre otros.

Adopta una dinámica de trabajo inteligente

  • Resiste a tentación de iniciar la jornada contestando a todos los mensajes de voz, respondiendo todos los correos y quitando de la mesa las cosas pequeñas.
  • “En vez de esa forma de trabajar (“lo primero es atender a los otros”), haz un hueco al final de la jornada para procesar en un solo lote todos los asuntos pequeños: los correos electrónicos, los mensajes de voz y las diversas notas que haya escrito usted mismo a lo largo del día. Comprímalo todo en un mismo espacio de tiempo. Imagine que al final del día va a marcharse de vacaciones y afronte el trabajo teniendo eso en mente. No tendrá más remedio que dejar todo terminado, o bien delegar o tirar a la basura lo que sea menos importante”. Consejo de Stuart Wyatt en su libro “Las leyes secretas de los directivos”.

Consejos para vencer al enemigo número 1: Emails

  • Consejo de Jesús Encinar: “Ten distintas cuentas de correo para tu trabajo y vida personal, así podrás concentrarte en trabajo cuando estés trabajando. El día que dejes tu trabajo tu vida personal no se quedará atrás”.
  • Revisa tus emails en bloques, pocas veces al día. Un par de veces al día es más que suficiente. Por ejemplo, una vez a media mañana, y otra vez a media o final de la tarde
  • No contribuyas al problema, y aplícate a ti mismo la Ley de Postel: “Sea liberal en lo que recibe, y conservador en lo que envía”.

Saca las cosas del email

  • Consejo de Jesús Encinar para evitar que el correo electrónico sea el ejemplo digital del Síndrome de Diógenes: “La bandeja de entrada es mal lugar para guardar números de teléfono, archivos, tareas pendientes, etc. Separa toda esa información para archivarla correctamente, las tareas pendientes a tu lista de tareas pendientes, los archivos a carpetas por proyecto,…”.

Consejos para vencer al enemigo número 2: Internet

Cuando uno utiliza Internet, se cumple a rajatabla la Ley de los minutos convertidos en horas. No hace falta explicarla, porque es autoexplicativa. La principal recomendación para solucionar este problema es decidir de antemano cuánto tiempo dedicará a Internet antes de empezar. Decida cuándo parará de buscar y consumir información, porque la red no lo hará por usted… En los procesos de búsqueda de información, se producen dos situaciones:

  • Busco algo que desconozco y que quiero encontrar: no es lo mismo buscar un dato que un nombre, que un artículo, que un email, etc. En cualquier caso, las estrategias de búsqueda de información son fundamentales. Recomiendo dos del conjunto de píldoras en vídeo que Genís Roca ha preparado para La Caixa, destinadas a dotar a sus empleados de un Kit Básico de Habilidades Digitales:
  • Video 2- Saber Buscar: Sintaxis en Google (6’37”)
  • Video 3- Saber Buscar: Parámetros en Google (6’32”)
  • Video 4- Saber Buscar: Crear una alerta (5’23”)
  • No busco nada en concreto: sólo quiero estar al día. La mejor estrategia aquí es la suscripción a newsletters y a RSS feeds (a través de agregadores de noticias), o al seguimiento de profesionales concretos en Twitter. Para no verse sepultado por el problema de la infoxicación (=intoxicación de información, concepto que describre la situación de exceso de información que resulta en la pérdida de capacidad para tomar decisiones, procesar información y priorizar tareas), es preciso antes realizar tu Mapa de Intereses (personales y profesionales), y a partir de ello, construir tu Dieta Informacional. Volveremos sobre este tema en la Sugerencia #05.

Consejos para vencer al enemigo número 3: llamadas de teléfono

  • Las llamadas telefónicas a lo largo del día te hacen perder eficacia por la distracción que supone y la pérdida de concentración. Aprende a dejar el teléfono móvil en silencio y oculto cuando tengas que preparar algo importante.
  • Consejo de Jesús Encinar: “Antes de una llamada de teléfono intercambia al menos un email con la otra persona para detallar de qué vais a hablar y cuánto durará la llamada. Si puedes ahorrarte una llamada de teléfono con un email conseguirás hacer más cosas al día”.
  • Otro consejo de Jesús Encinar: “El mejor momento para devolver llamadas es al final de la mañana o al final del día, cuando la gente se dispone a ir a comer o a casa suele tener prisa por resolver los temas y van directamente al grano”.

Consejos para vencer al enemigo número 4: la urgencia (“esto es para ayer”)

  • Siempre me gustó la reflexión de Goethe: “Las cosas que importan más nunca deben estar a merced de las que importan menos”. Que sea urgente para otro no quiere decir que tenga que serlo para ti. Muy habitualmente, cosas que te piden con mucha urgencia, acaban no siendo necesarias. Así que no pasa nada porque algunas de estas cosas las “dejes olvidadas”. Te sorprenderá la cantidad de veces que no te reclaman aquello que era taaaan urgente…

Consejos para vencer al enemigo número 5: las reuniones

  • El capítulo sobre Reuniones en “Las reglas de juego” recoge extensivamente porqué las reuniones son uno de los grandes enemigos de la productividad. Particularmente, me gusta mucho la estrategia de Jesús Encinar para evitarte algunas reuniones: “Antes de tener una reunión asegúrate de haber hablado con la persona al menos 5 minutos al teléfono. Si puedes ahorrarte una reunión con una llamada de teléfono son horas que puedes utilizar para otras tareas”.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET

Brain Rules, John Medina

Re-Work (ReInicia, en español), Jason Fried

Alberto Pena: Think Wasabi – Tecnología y Productividad simple

Jeroen Sangers: El canasto – Productividad personal y profesional

Arreglar el problema de la infoxicación y el multitasking es crítico para incrementar la productividad

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La McKinsey Quarterly ha sacado recientemente un artículo titulado “Recovering from information overload” (9 páginas) en el que explican muy bien el principal problema que sufren los ejecutivos actualmente y realizan algunas sugerencias muy interesantes.

Contexto del problema:
Las TIC generan una sobreabundancia de información (infoxicación), lo cual deriva mayoritariamente en una fragmentación de la atención, hecho este que genera múltiples problemas.

¿Por qué es importante este problema para los ejecutivos y los mandos intermedios?:
Porque “senior executives so badly need uninterrupted time to synthesize information from many different sources, reflect on its implications for the organization, apply judgment, make trade-offs, and arrive at good decisions“.

Tres breves ideas que es importante recordar:
1. El multitasking es una forma de trabajar terriblemente ineficiente.
2. Solucionar el problema de la infoxicación exige un elevado grado de auto-disciplina.
3. Los directivos (senior executives) sirve de ejemplo para el resto de la organización, y por lo tanto tienen una responsabilidad de ser buenos ejemplos.

Problemas que genera el multitasking, el interrumpir una tarea con otra (todos estamos de acuerdo con este tema):
1. Reduce nuestra productividad, especialmente en el caso de los heavy multitaskers.
2. Destruye la creatividad. Con la gente que trabaja en entornos con días fragmentados (con muchas actividades, reuniones y dinámicas con grupos) su pensamiento creativo se resiente.
3. Genera mayores niveles de estrés.

Si el multitasking no es la respuesta al reto que tenemos, ¿cuál es?:
I. Focus
Es importante centrarse en lo importante y no en aquello de lo que la intoxicación de información es más voluminoso. Las dos principales estrategias que sigan aquellos con más éxito en la gestión del problema de la infoxicación son:
1) Reservar tiempo para uno mismo, como si fueran reuniones con terceros, para pensar y para poner en orden tus ideas.
2) Desconectarse (De-Tech). Desarrolla el hábito de la desconexión. Apaga el ordenador, declárate offline. Pensamos mejor cuando no estamos delante de las pantallas.

II. Filtrar
Una estrategia para filtrar el flujo de información es crítico. El filtro inicial ha de estar en la persona, no en la tecnología. Las dos principales estrategias son:
1) Delegar, exactamente igual que con otras tareas. El ejecutivo no puede leerlo todo. Estar al día de muchos temas y campos es muy ineficiente en términos de tiempo. Lo que lea los directivos y los mandos intermedios ha de ser lo que importa, los temas sobre los cuales tienen que tomar una decisión.
2) Educar a tus compañeros de trabajo, del mismo o de otros niveles, estableciendo un conjunto de reglas que permitan ser eficientes al máximo.

III. Olvidar
El olvido es mentalmente necesario. Darle tiempo a nuestros cerebros para que estén “desenchufados” para procesar nuevos inputs intelectuales es un factor crítico para aprender y pensar de forma creativa.
Las mejores estrategias al respecto son tan milenarias como conocidas:
1. Hacer deporte, dar un paseo
2. Vivir la naturaleza
3. Hacer ejercicios de meditación y relajación: yoga, pilates, mindfulness, etc.

Conclusión:
Dado la intensidad y magnitud de cómo la infoxicación reduce la calidad de nuestro aprendizaje y nuestra creatividad, es fundamental introducir sistemas, reglas y herramientas que nos permitan mejorar la forma en que nos relacionamos con la información.

Superar este reto es vital, porque su impacto será clave en la vida de las personas y en la competitividad de las empresas y los países en el siglo XXI.

¿Qué puede hacer tu empresa y/o tu equipo de trabajo?:
Me quedo con la sugerencia de los autores: “So we encourage leaders and their teams to discuss openly how they choose to focus, filter, and forget; how they support each other in creating the necessary time and space to perform at their best; and how they enable others, throughout the organization, to do the same. This conversation can also be the right starting point for a deeper look at the information and technology needs of all the company’s knowledge workers“.

Why You Can’t Work at Work (Jason Fried, 37 Signals, CEO and President)

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Actualmente, uno de los grandes problemas en el mundo corporativo son las interrupciones. Segun Jason Fried, el sitio de trabajo actual está totalmente equivocado, porque no hay forma de que la gente trabaje en buenas condiciones. Jason Fried es el autor del libro “Re-Work” (ReInicia, en español).

La gente hoy va a trabajar entre 8 y 9 de la mañana, pero lo que acaba ocurriendo es que la gente acaba haciendo el trabajo a última hora y en su casa, que son los únicos sitios donde hay silencio, se pueden concentrar, y acabar sus tareas sin verse interrumpidos.

Si la gente quiere acabar su trabajo, es preciso deshacerse de las interrupciones. Las interrupciones son el enemigo de la productividad, de la creatividad,… ¡de todo!

Uno de los errores más comunes con las interrupciones es “creer que una interrupción de un minuto nos quita exactamente un minuto”. Lo que acaba sucediendo es que te ves forzado a repetir el trabajo. Los datos que señala Jose María Acosta en su último libro (“El tiempo, la PNL y la inteligencia emocional“) son calamitosos: la media de interrupciones es de 80 al día. 10 por hora. Eso supone 1 cada 6 minutos. ¡ASÍ ES MUY COMPLICADO SACAR EL TRABAJO!

Quienes puedan evitar las interrupciones ajenas (por ejemplo, email, IM, internet, llamadas de teléfono,…) y las propias (multitasking) tendrán una Ventaja Competitiva muy fuerte en el futuro.

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