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Arreglar el problema de la infoxicación y el multitasking es crítico para incrementar la productividad

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La McKinsey Quarterly ha sacado recientemente un artículo titulado “Recovering from information overload” (9 páginas) en el que explican muy bien el principal problema que sufren los ejecutivos actualmente y realizan algunas sugerencias muy interesantes.

Contexto del problema:
Las TIC generan una sobreabundancia de información (infoxicación), lo cual deriva mayoritariamente en una fragmentación de la atención, hecho este que genera múltiples problemas.

¿Por qué es importante este problema para los ejecutivos y los mandos intermedios?:
Porque “senior executives so badly need uninterrupted time to synthesize information from many different sources, reflect on its implications for the organization, apply judgment, make trade-offs, and arrive at good decisions“.

Tres breves ideas que es importante recordar:
1. El multitasking es una forma de trabajar terriblemente ineficiente.
2. Solucionar el problema de la infoxicación exige un elevado grado de auto-disciplina.
3. Los directivos (senior executives) sirve de ejemplo para el resto de la organización, y por lo tanto tienen una responsabilidad de ser buenos ejemplos.

Problemas que genera el multitasking, el interrumpir una tarea con otra (todos estamos de acuerdo con este tema):
1. Reduce nuestra productividad, especialmente en el caso de los heavy multitaskers.
2. Destruye la creatividad. Con la gente que trabaja en entornos con días fragmentados (con muchas actividades, reuniones y dinámicas con grupos) su pensamiento creativo se resiente.
3. Genera mayores niveles de estrés.

Si el multitasking no es la respuesta al reto que tenemos, ¿cuál es?:
I. Focus
Es importante centrarse en lo importante y no en aquello de lo que la intoxicación de información es más voluminoso. Las dos principales estrategias que sigan aquellos con más éxito en la gestión del problema de la infoxicación son:
1) Reservar tiempo para uno mismo, como si fueran reuniones con terceros, para pensar y para poner en orden tus ideas.
2) Desconectarse (De-Tech). Desarrolla el hábito de la desconexión. Apaga el ordenador, declárate offline. Pensamos mejor cuando no estamos delante de las pantallas.

II. Filtrar
Una estrategia para filtrar el flujo de información es crítico. El filtro inicial ha de estar en la persona, no en la tecnología. Las dos principales estrategias son:
1) Delegar, exactamente igual que con otras tareas. El ejecutivo no puede leerlo todo. Estar al día de muchos temas y campos es muy ineficiente en términos de tiempo. Lo que lea los directivos y los mandos intermedios ha de ser lo que importa, los temas sobre los cuales tienen que tomar una decisión.
2) Educar a tus compañeros de trabajo, del mismo o de otros niveles, estableciendo un conjunto de reglas que permitan ser eficientes al máximo.

III. Olvidar
El olvido es mentalmente necesario. Darle tiempo a nuestros cerebros para que estén “desenchufados” para procesar nuevos inputs intelectuales es un factor crítico para aprender y pensar de forma creativa.
Las mejores estrategias al respecto son tan milenarias como conocidas:
1. Hacer deporte, dar un paseo
2. Vivir la naturaleza
3. Hacer ejercicios de meditación y relajación: yoga, pilates, mindfulness, etc.

Conclusión:
Dado la intensidad y magnitud de cómo la infoxicación reduce la calidad de nuestro aprendizaje y nuestra creatividad, es fundamental introducir sistemas, reglas y herramientas que nos permitan mejorar la forma en que nos relacionamos con la información.

Superar este reto es vital, porque su impacto será clave en la vida de las personas y en la competitividad de las empresas y los países en el siglo XXI.

¿Qué puede hacer tu empresa y/o tu equipo de trabajo?:
Me quedo con la sugerencia de los autores: “So we encourage leaders and their teams to discuss openly how they choose to focus, filter, and forget; how they support each other in creating the necessary time and space to perform at their best; and how they enable others, throughout the organization, to do the same. This conversation can also be the right starting point for a deeper look at the information and technology needs of all the company’s knowledge workers“.

La solución para los que sufrimos de infoxicación

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El próximo miércoles 20 de octubre será el Information Overload Awareness Day .

Information Overload describes an excess of information that results in the loss of ability to make decisions, process information, and prioritize tasks. Organizations of all shapes and sizes have already been significantly impacted by information overload, a problem that costs the U.S. economy $900 billion per year in lower productivity and throttled innovation according to research from Basex.

In conjunction with the observance of Information Overload Awareness Day, Basex, InboxDetox.com, the Information Overload Network, and the Information Overload Research Group have issued a joint challenge to knowledge workers everywhere: starting October 20th, send 10% fewer e-mail messages. The average knowledge worker receives 93 e-mail messages per day and many are unnecessary. If every knowledge worker in the U.S. were to send 10% fewer messages, the cost of Information Overload would be reduced by as much as $180 billion per year.

Below are some simple recommendations on what knowledge workers can do starting October 20th (or earlier) to reduce the amount of Information Overload for us all.

Here’s what workers can do in the areas of e-mail and search:

E-mail
1.) Send only those e-mails, IMs, and texts that have to be sent. This includes replies.
2.) Only use reply-to-all when absolutely necessary.
3.) Cut back on the number of recipients in the “to” and “cc” fields.
4.) Resist the urge to forward.

Search
1.) Use more and better keywords to narrow your search.
2.) Use Boolean search arguments such as “not” and “near” to cut down on results.

Puedes incluso comprobar tus niveles de infoxicación con este test: Basex Information Overload Self Assessment Tool.

¿Cómo lo solucionaremos?

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Quizás por primera vez en la historia, la humanidad ha sido capaz de crear mucha más información de la que puede absorber, fomentar más interdependencia de la que nadie puede gestionar y acelerar los cambios a un ritmo que difícilmente podemos seguir.

Peter Senge, autor de “La quinta disciplina

Fuente: Adaptación de LearningHouse

Entrevista en La Nueva España (Asturias), 7 de octubre de 2010

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Aquí dejo la entrevista que me hizo Chus Neira para La Nueva España con motivo de la presentación de LAS REGLAS DE JUEGO. Estuvimos charlando un rato largo, y me sorprendió por su conocimiento sobre los temas tecnológicos y sobre la sociedad del conocimiento. Aunque no queda recogida en la entrevista, una de sus preguntas, me hizo reflexionar un rato, porque no tengo una respuesta clara: ¿Qué pasará cuando todos sean nativos digitales?.

La entrevista está en la página 7 del diario de hoy sábado 9 de octubre de 2010. Y aquí en versión web.

5 campos del saber críticos para el futuro

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Tradicionalmente, los directivos y los mandos intermedios tenían que tener unos conocimientos concretos, habitualmente, diferenciados en dos bloques: los generales (por ejemplo, conocimientos sobre estrategia, sobre finanzas, etc.) y los específicos (es decir, los concretos al sector en el cual realizaban su actividad).

La situación actual para todos los trabajadores del conocimiento (no sólo para los directivos y los mandos intermedios) cambia muchas cosas. Por un lado, tenemos un exceso de información, lo que se conoce como infoxicación (es decir, una intoxicación intelectual por exceso de información, por sobrecarga informacional). Hay mucho “ruido informacional” en nuestras vidas hoy. Por otro lado, no nos podemos borrar: en esta nueva sociedad, necesitamos la información y el conocimiento para crear valor y generar riqueza.

Mi visión es que, cada día más, serán más importantes las habilidades (skills) para pensar en términos de DICS (Datos-Información-Conocimiento-Sabiduría), y perderán peso los conocimientos concretos. Pensando pensando, he recogido una lista de aquellos campos del saber que ofrecen un conjunto de reglas y habilidades que serán imprescendibles en las próximas décadas.

Todas ellas son demasiado interesantes y demasiado importantes para que sólo estén en las revistas académicas. Será imprescindible introducirlas en los currículos educativos: no como cuerpos de conocimiento con sus teorías, sino explicando sus principios y las formas en que se pueden aplicar a las vidas de las personas y a las actividades de organizaciones y países.

Aquí están los cinco saberes que considero críticos para las próximas décadas (el orden no refleja importancia, sino simplemente enumeración):

1. Behavioural economics (nudge)
Un nudge (o “pequeño empujón” como se ha intentado traducir en español) es “cualquier factor que altera de forma significativa la conducta de los seres humanos, aunque éstos no sean conscientes”. En otras palabras, la manera en que se nos presenta una decisión (la arquitectura de dicha decisión, su estructura) influye en la elección que hacemos de entre las alternativas presentadas. Es decir, el “arquitecto” de la misma puede, de forma deliberada, darnos un “pequeño empujón” (nudge) en la dirección que más le interese.
Los mejores libros para aprender sobre esto son “Un pequeño empujón” (Richard H. Thaler y Cass R. Sunstein, http://www.nudges.org), “Sway: El irresistible imán de la conducta irracional” (Ori y Ron Brafman, http://www.swaybook.com) y “Las trampas del deseo” (Dan Ariely, http://www.predictablyirrational.com).

2. Game theory (teoría de juegos)
Es la rama de las ciencias sociales que estudia “strategic decision making“. Strategic thinking is the art of outdoing an adversary, knowing that the adversary is trying to do the same to you. It is also the art of finding ways to cooperate, even when others are motivated by self-interest, not benevolence.
El mejor libro para aprender sobre esto es “The Art of Strategy. A Game Theorist’s Guide to Success in Business and Life” (Avinash K. Dixit y Barry J. Nalebuff)

3. TOC Thinking Processes (Procesos de razonamiento de la Teoría de las Limitaciones)
El conjunto de herramientas lógicas de la Teoría de las Limitaciones (TOC, Theory of Constraints), desarrolladas a partir de los trabajos de Eli Goldratt, que, usadas de forma integrada, se conocen por el nombre de Thinking Processes o “Procesos de Razonamiento”.
El mejor libro para aprender sobre esto es “Thinking for a Change. Putting the TOC Thinking Processes to Use” (Lisa J. Scheinkopf)

4. Systems thinking
Systems thinking is the process of understanding how things influence one another within a whole. Systems Thinking has been defined as an approach to problem solving, by viewing “problems” as parts of an overall system, rather than reacting to specific part, outcomes or events and potentially contributing to further development of unintended consequences. The solution is likely to require understanding the entire system.
Un buen libro (no tengo el conocimiento suficiente para asegurar que el mejor) es “Thinking in Systems: A Primer” (Donella H. Meadows)

5. Network science (teoría de redes)
Hoy todo son redes. Cada uno de nosotros es una red. Muchos otros fenómenos son redes (internet, las células humanas, el genoma, etc.). Estas redes, que en muchos casos son complejas, tienen propiedades como sistema, que poco a poco empezamos a conocer, que resultan fundamentales para entender el comportamiento de sistemas formados por múltiples elementos en interacción.
Algunos de los libros más interesantes que he leído al respecto son “Linked: How Everything Is Connected to Everything Else and What It Means” (Albert-Laszlo Barabasi) y “Redes complejas” (Ricard Solé)

¿Qué opinas? ¿Me dejo alguna? ¿Sobra alguna?

Para los amantes de la información: David McCandless en el TEDGlobal 2010

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Estoy absolutamente de acuerdo con Alfons Cornella cuando señala que “no sabemos casi nada de algo que está en casi todo: la información“.

En el TEDGlobal 2010 in Oxford, David McCandless de Information is Beautiful (data journalist and information designer), es periodista, y se define a sí mismo como “Data Detective“. Me encanta el nombre…

Vía: Flickr

Lo que más me gusta de su presentación es la defensa que hace de los números relativos frente a los absolutos. Y también su explicación de su pequeña decepción al crear el gráfico: le llevó un mes crear la database para poder hacer el gráfico sobre la evidencia científica disponible para los suplementos dietéticos, que sólo ocupa un par de páginas en su libro.

The Beauty of Data Visualization

Algunas otras reflexiones interesantes:
+ Todos sufrimos de infoxicación. Una solución es usar más nuestros ojos (“use our eyes more“).
+ Al visualizar datos, en vez de leerlos, uno empieza a encontrar patrones. Patrones que no son obvios cuando uno lee la información.
+ Good design, he suggests, is the best way to navigate information glut — and it may just change the way we see the world
+ Data visualization is a remarkable tool to find (hidden) data behind data
+ “Let the data set change your mind set”. Hans Rosling.
+ Information has a magnetic quality that drives me in

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