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Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #05 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #05

Sintetiza lo que te importe. En un mundo donde hay más bits (infoxicación) y más canales (pantallas) de los que puedes “consumir” adecuadamente, la capacidad de sintetizar es crítica. Sólo con consumir información no es suficiente. Consumir (leer) sirve para estar al día, pero sólo el análisis y la síntesis sirven para entender verdaderamente lo que está pasando.

 

BREVE EXPLICACIÓN

Eli Goldratt (1947-2011), el autor de “La Meta”, primera historia de management novelado, explicaba que en una ocasión, tras la publicación de uno de sus libros, recibió muchos emails con “resúmenes y síntesis” del libro realizados por lectores. Por interés, leyó muchos de ellos y descubrió una cosa que le espantó: en esos resúmenes, ¡no estaba la esencia de lo que él había querido transmitir! Y se preocupó. Antes de su muerte, fue uno de los temas en los que más trabajó: Can we find rules (or even better, a process) to get the essence of a text and separate if from triviality?

Este hecho disfuncional se produce porque las habilidades de síntesis se practican poco en las escuelas y universidades. Además sucede que la explosión de contenidos ocurrida en la última década complejiza la tarea de síntesis cada vez más. Lo explica muy bien Iñaki Gabilondo, periodista de referencia durante más de 40 años: “cada vez me cuesta más comprender el mundo en el que vivimos. Cada vez tengo que invertir más tiempo para entender”.

Por tanto, la capacidad de síntesis será en los próximos años una de las capacidades más valoradas, tanto para los generalistas como para los especialistas.

Hay dos formatos de síntesis: textual y visual.

En todos los casos, la síntesis de la información es una habilidad clave. La capacidad de sintetizar es lo que permite eliminar el ruido y dejar sólo señal. La dificultad surje porque las “piezas” de una argumentación son más fáciles de ver e identificar que las relaciones entre las piezas.

 

CONSEJOS PRÁCTICOS

El secreto de sintetizar es que no pase de 1 página

Algunas de las síntesis más útiles que he construido son:

  • Tareas repetitivas: hay tareas muy repetitivas, con múltiples pequeños pasos. Por ejemplo, un check-list para la selección de personal (preguntas de entrevista, abiertas y cerradas; casos de negocio; cuestiones Fermi/brain teasers, Fermi question = si hay que hacer una estimación; brain teaser – si no hay que hacer estimación; etc.)
  • Tareas con muchos subniveles de razonamiento o con muchos ejemplos. Por ejemplo, las tendencias (generales, de un sector, o de una función) sobre lo que está ocurriendo.
  • Conferencias: doy charlas sobre diferentes temas, y para mí es importante actualizar sus contenidos regularmente. Una conferencia es una síntesis de lo mejor que uno sabe.
  • Viajes: detrás de cada viaje de placer que hago, sintetizo los sitios que me han gustado, para la próxima que yo vuelva, o por si alguien lo necesita.

 

Las 3 herramientas más útiles que conozco para sintetizar información son muy sencillas

  • Una simple hoja (en Word o en papel), donde recojo la síntesis con los elementos importante
  • Mapas mentales: la herramienta popularizada por Tony Buzan, para establecer las ideas relacionadas con un tema, de una forma muy visual

  • Mapas lógicos: la herramienta creada por Eli Goldratt, para establecer las relaciones causa-efecto entre los diferentes elementos relacionados.

Sintetizar lo aprendido, aquello que te ha costado esfuerzo adquirir

El truco para sintetizar no es consumir más información: la satisfacción vendrá más de reducir los impulsos que de alcanzarlos. El truco consiste en dotarse de repositorios estructurados sobre los cuales poder seguir almacenando y construyendo nuestros conocimientos.

Además, el tener una síntesis de un tema te permite tener una estructura a partir de la cual hacer crecer un tema en el futuro. Yo almaceno mis síntesis en Google Docs, de forma que puedo acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a internet del mundo, y puedo incorporar nuevas ideas que voy encontrando, para mejorar cada síntesis.

Por ejemplo, en el caso de las conferencias, en mi caso el problema suele venir porque cuando encuentro información de valor, no suele coincidir con una conferencia cercana en el tiempo. Lo que hago entonces es guardar esa información en el fichero correspondiente, de forma que cuando me ponga a él la próxima vez, tener toda la información accesible en un único punto.

 

Construye vocabularios con definiciones de una o dos líneas como máximo

Cada vez es más complicado entender el mundo. El problema surge porque también, cada vez más, nos vemos obligados a entender campos/áreas que no son las nuestras, ya sea a nivel profesional o como ciudadanos. Un ejemplo muy común puede ser entender las páginas de economía del periódico.

Mi recomendación en este caso es leer diariamente las noticias de economía del periódico, y subrayar aquellos conceptos y personas que desconoces. Luego, buscar qué significan, bien consultando por internet, buscando en un libro o artículo, o preguntándoselo a alguien. La idea es generar un fichero por cada tema que te interese (por ejemplo: economía, política internacional, nanotecnología, etc.), con definiciones que no ocupen más de 2 líneas. Aparte de ayudarte a entender mejor los conceptos, te servirán para responder a las preguntas de otros: “oye perdona, ¿qué son las células madre?”, de forma sencilla y sintética.

 

Aprende de las síntesis de otros

Alguno de los posts más útiles, en mi caso, son esos que empiezan por “7 preguntas que hay que hacer en una entrevista de trabajo”. El esfuerzo de sistematización y síntesis de otros me permite identificar tanto estructuras (formas de organizar el conocimiento adquirido) como la información sintetizada (la síntesis propiamente dicha).

 

Al acabar una reunión con muchos cambios, pídeles una síntesis

Uno de los escenarios más comunes es una reunión en la que se parte de una propuesta de trabajo,  y a través de una sesión de brainstorming, la gente va aportando ideas, y éstas se van aceptando y rechazando de forma muy desordenada. Al final, se ha hablado de muchísimas cosas, y resulta complicado que todo el mundo acabe la reunión “en la misma página”.

Antes de que cada participante abandone la reunión, me funciona muy bien pedirle al que le toca hacer el resumen de la reunión que sintetice de viva voz los acuerdos más importantes a los que se ha llegado. De esta forma, te aseguras de que no pasen varios días hasta que se ponga a resumir la reunión, y que no acabe recogiendo los acuerdos importantes que se alcanzaron.

 

Cuando tú eres el responsable, hacer el de-briefing inmediatamente acabada la sesión de trabajo

Aunque sea tarde, aunque no te apetezca, aunque tengas mejores cosas que hacer. Merecerá la pena extraer la esencia de la reunión cuando lo tengas más fresco (ya sea la síntesis de ideas de una conferencia, o los acuerdos alcanzados en una reunión,…). Lo agradecerás cuando te tengas que poner a trabajar con ello la próxima vez.

 

Relee tus propias síntesis regularmente

El tiempo te permite entender si lo que sintetizaste es comprensible. Es curioso cómo lo que entendías perfectamente cuando lo escribiste, te cuesta entenderlo o lo ordenarías de forma distinta cuando lo vuelves a leer en otro momento.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET

5 campos del saber críticos para el futuro

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Tradicionalmente, los directivos y los mandos intermedios tenían que tener unos conocimientos concretos, habitualmente, diferenciados en dos bloques: los generales (por ejemplo, conocimientos sobre estrategia, sobre finanzas, etc.) y los específicos (es decir, los concretos al sector en el cual realizaban su actividad).

La situación actual para todos los trabajadores del conocimiento (no sólo para los directivos y los mandos intermedios) cambia muchas cosas. Por un lado, tenemos un exceso de información, lo que se conoce como infoxicación (es decir, una intoxicación intelectual por exceso de información, por sobrecarga informacional). Hay mucho “ruido informacional” en nuestras vidas hoy. Por otro lado, no nos podemos borrar: en esta nueva sociedad, necesitamos la información y el conocimiento para crear valor y generar riqueza.

Mi visión es que, cada día más, serán más importantes las habilidades (skills) para pensar en términos de DICS (Datos-Información-Conocimiento-Sabiduría), y perderán peso los conocimientos concretos. Pensando pensando, he recogido una lista de aquellos campos del saber que ofrecen un conjunto de reglas y habilidades que serán imprescendibles en las próximas décadas.

Todas ellas son demasiado interesantes y demasiado importantes para que sólo estén en las revistas académicas. Será imprescindible introducirlas en los currículos educativos: no como cuerpos de conocimiento con sus teorías, sino explicando sus principios y las formas en que se pueden aplicar a las vidas de las personas y a las actividades de organizaciones y países.

Aquí están los cinco saberes que considero críticos para las próximas décadas (el orden no refleja importancia, sino simplemente enumeración):

1. Behavioural economics (nudge)
Un nudge (o “pequeño empujón” como se ha intentado traducir en español) es “cualquier factor que altera de forma significativa la conducta de los seres humanos, aunque éstos no sean conscientes”. En otras palabras, la manera en que se nos presenta una decisión (la arquitectura de dicha decisión, su estructura) influye en la elección que hacemos de entre las alternativas presentadas. Es decir, el “arquitecto” de la misma puede, de forma deliberada, darnos un “pequeño empujón” (nudge) en la dirección que más le interese.
Los mejores libros para aprender sobre esto son “Un pequeño empujón” (Richard H. Thaler y Cass R. Sunstein, http://www.nudges.org), “Sway: El irresistible imán de la conducta irracional” (Ori y Ron Brafman, http://www.swaybook.com) y “Las trampas del deseo” (Dan Ariely, http://www.predictablyirrational.com).

2. Game theory (teoría de juegos)
Es la rama de las ciencias sociales que estudia “strategic decision making“. Strategic thinking is the art of outdoing an adversary, knowing that the adversary is trying to do the same to you. It is also the art of finding ways to cooperate, even when others are motivated by self-interest, not benevolence.
El mejor libro para aprender sobre esto es “The Art of Strategy. A Game Theorist’s Guide to Success in Business and Life” (Avinash K. Dixit y Barry J. Nalebuff)

3. TOC Thinking Processes (Procesos de razonamiento de la Teoría de las Limitaciones)
El conjunto de herramientas lógicas de la Teoría de las Limitaciones (TOC, Theory of Constraints), desarrolladas a partir de los trabajos de Eli Goldratt, que, usadas de forma integrada, se conocen por el nombre de Thinking Processes o “Procesos de Razonamiento”.
El mejor libro para aprender sobre esto es “Thinking for a Change. Putting the TOC Thinking Processes to Use” (Lisa J. Scheinkopf)

4. Systems thinking
Systems thinking is the process of understanding how things influence one another within a whole. Systems Thinking has been defined as an approach to problem solving, by viewing “problems” as parts of an overall system, rather than reacting to specific part, outcomes or events and potentially contributing to further development of unintended consequences. The solution is likely to require understanding the entire system.
Un buen libro (no tengo el conocimiento suficiente para asegurar que el mejor) es “Thinking in Systems: A Primer” (Donella H. Meadows)

5. Network science (teoría de redes)
Hoy todo son redes. Cada uno de nosotros es una red. Muchos otros fenómenos son redes (internet, las células humanas, el genoma, etc.). Estas redes, que en muchos casos son complejas, tienen propiedades como sistema, que poco a poco empezamos a conocer, que resultan fundamentales para entender el comportamiento de sistemas formados por múltiples elementos en interacción.
Algunos de los libros más interesantes que he leído al respecto son “Linked: How Everything Is Connected to Everything Else and What It Means” (Albert-Laszlo Barabasi) y “Redes complejas” (Ricard Solé)

¿Qué opinas? ¿Me dejo alguna? ¿Sobra alguna?

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