IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #01
En una Economía del Conocimiento, el futuro pertenecerá a los mejores escritores y editores. Todos los buenos trabajos precisan de escribir y editar mucho. Aprende a escribir y a editar bien (Improve your writing and editing skills)

BREVE EXPLICACIÓN
“La escritura está recuperando su importancia en nuestra sociedad: es la divisa de hoy en día para el intercambio de las buenas ideas” (Re-Work, Jason Fried). Cada vez es más importante leer y escribir. ¿Hay alguien que no escriba, en su trabajo, casi a diario? ¿Qué valoración hacéis de los informes escritos que os entregan jefes, colegas, subordinados, proveedores,…? ¿Mayoritariamente buenos, o mayoritariamente necesitados de mejorar?

Muchos de nuestros trabajos requieren la producción de complejos informes, análisis, memorándums, o presentaciones en PPT. Todos necesitamos escribir mucho, y se nota (y cuenta) mucho si lo haces bien. Los malos informes (ya sean porque “esto no es lo que te pedí” o porque “la calidad es mala”) son una de las fuentes de pérdida de tiempo, y por tanto, de productividad en las empresas del conocimiento.

 

CONSEJOS PRÁCTICOS
Cuando te encarguen escribir algo (un memo, un informe, un dossier, llámalo X), hazle a quien te lo solicita 4 preguntas:

[1.] ¿A quién está dirigido? ¿Quién lo va a leer?

  • No es lo mismo si es para el Consejo de Administración que para los delegados de ventas. Cada audiencia tiene un mensaje, tono, estilo y extensión diferentes.

[2.] ¿Cuál es el objetivo que tiene el documento?

Un documento o producto de conocimiento sólo tiene 3 posibles objetivos:

  • Informar (no se busca ningún input por parte de la audiencia; el objetivo del documento es comunicar con objetividad y neutralidad cualquier tipo de información, hechos o circunstancias)
  • Tomar decisiones (el objetivo principal del documento es inducir al lector a que decida una línea de trabajo concreta)
  • Vender (se busca convencer a la audiencia para que compre una idea o un producto)

[3.] ¿En qué formato?

  • ¿Texto, Audio, Vídeo? ¿Word, PPT, Excel?

[4.] ¿Para cuándo es?

  • El tiempo determina, muchas veces y desgraciadamente, lo que se puede hacer. Como dice Bob Khan: “In your entire career, you would always have to deal with the tension between getting things right and getting things done”. No es lo mismo tener 1 hora para hacer un informe que 3 días. La calidad no es la misma… El “sin tiempo” no existe.

Think first and write later

Una vez tienes delimitada la tarea del encargo (con las respuestas a las 4 preguntas anteriores), ni se te ocurra abrir el ordenador y ponerte a escribir. Piensa antes de escribir. Separa el proceso de pensamiento del proceso de escritura. Lo importante es la Estructura, no la Gramática y la Ortografía.

Recojo unas ideas del libro de Barbara Minto, “The Minto Pyramid”:

  • Writing a clear business document. Writing anything clearly consists of two steps: first, decide the point you want to make, then put it into words. So long as you know the point, you rarely have a problem stating it.
  • The problem is not so much to get the language right as to get the thinking clear.
  • Essentially, it is the order in which you present your thinking that makes your writing clear or unclear.
  • For the average professional, producing more literate memos and reports does not mean writing shorter sentences or choosing better words.
  • Rather, it means formally separating the thinking process from the writing process, so that you can complete your thinking before you begin to write.

Siguiendo este consejo, los resultados serán:

  1. Reducción del tiempo necesario para acabar una primera versión
  2. Incrementar la claridad del documento
  3. Reducir su longitud

Utilice las 8 Categorías de Reserva Legítima (Eli Goldratt) para mejorar la calidad de su razonamiento

Existe una reserva legítima cuando la lógica presentada no tiene sentido. Las Categorías de Reserva Legítima son un conjunto sencillo de verificaciones o “tests” lógicos que ponen a prueba la validez de un razonamiento. Como indica Mario López de Ávila en Nodos en la Red: “De entre el conjunto de herramientas del pensamiento puestas a punto por el Dr. Goldratt y sus colaboradores (Thinking Processes), las Categorías de Reserva Legítima son aquellas cuyo uso ejerce un impacto más profundo sobre la calidad de nuestro razonamiento, al tiempo que nos proporcionan un instrumento demoledor para poner a prueba los argumentos que se nos presentan”. Recomiendo esta presentación de Mario donde explica detallada y sencillamente las 8 Categorías de Reserva Legítima.

La importancia de ordenar bien los elementos a la hora de “construir” agrupaciones

Como recoge el Principio LATCH, formulado por Richard Saul Wurman (el fundador de TED, en 1984), “la información puede ser infita, pero la forma de estructurla es finita”. En uno de los capítulos de “Las reglas de juego” (Organización de la información, 7 páginas) se explica detalladamente algunos trucos, extraídos de la experiencia directa, para organizar mejor la información en grupos.

Nuestros documentos deberán estar construidos/diseñados de forma que ayuden a entender las ideas con la menor inversión de tiempo posible (la variable escasa por naturaleza de los equipos directivos).

Los lectores de nuestros documentos son gente que tienen muy poco tiempo. Es importante por tanto ser profundos sin dejar de ser claros. Para lo cual hay que:

  1. Reducir el ratio Ruido/Señal
  2. Evitarles al máximo su esfuerzo de decodificación: el texto se debe entender la primera vez que se lee.

Una vez acabado de escribir, dedica una parte importante del tiempo a editarlo

Los documentos de conocimiento no se acaban con la redacción, sino con la revisión de lo redactado. Así es como se incrementa el valor del texto: añadiendo matices, evitando redundancias, homogeneizando términos, etc. Una vez que tienes la estructura de lo que quieres decir clara, lo mejor es escribir “rápido”. Hay que escribir de forma rápida, y editar de forma cuidadosa.

¿Dices exactamente lo que quieres decir? Las palabras, ¿son las adecuadas? Los matices, ¿son esos? Muchas veces reviso informes realizados por otras personas, y cuando me empiezo a sentir perdido o mareado con su lectura, les pregunto: ¿Qué COÑO quieres decir? Cuando se han puesto a escribir sin pensar antes (es decir, no han separado el proceso de pensar del de escribir), habitualmente la respuesta que me dan no suele estar en el texto. Les digo: “Si eso es lo que quieres decir, ¿cómo COÑO es posible que no esté en el texto?”

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET
The Minto Pyramid, Barbara Minto
La cocina de la escritura, Daniel Cassany
Thinking for a Change, Putting the TOC Thinking Processes to Use, Lisa J. Scheinkopf