La McKinsey Quarterly ha sacado recientemente un artículo titulado “Recovering from information overload” (9 páginas) en el que explican muy bien el principal problema que sufren los ejecutivos actualmente y realizan algunas sugerencias muy interesantes.

Contexto del problema:
Las TIC generan una sobreabundancia de información (infoxicación), lo cual deriva mayoritariamente en una fragmentación de la atención, hecho este que genera múltiples problemas.

¿Por qué es importante este problema para los ejecutivos y los mandos intermedios?:
Porque “senior executives so badly need uninterrupted time to synthesize information from many different sources, reflect on its implications for the organization, apply judgment, make trade-offs, and arrive at good decisions“.

Tres breves ideas que es importante recordar:
1. El multitasking es una forma de trabajar terriblemente ineficiente.
2. Solucionar el problema de la infoxicación exige un elevado grado de auto-disciplina.
3. Los directivos (senior executives) sirve de ejemplo para el resto de la organización, y por lo tanto tienen una responsabilidad de ser buenos ejemplos.

Problemas que genera el multitasking, el interrumpir una tarea con otra (todos estamos de acuerdo con este tema):
1. Reduce nuestra productividad, especialmente en el caso de los heavy multitaskers.
2. Destruye la creatividad. Con la gente que trabaja en entornos con días fragmentados (con muchas actividades, reuniones y dinámicas con grupos) su pensamiento creativo se resiente.
3. Genera mayores niveles de estrés.

Si el multitasking no es la respuesta al reto que tenemos, ¿cuál es?:
I. Focus
Es importante centrarse en lo importante y no en aquello de lo que la intoxicación de información es más voluminoso. Las dos principales estrategias que sigan aquellos con más éxito en la gestión del problema de la infoxicación son:
1) Reservar tiempo para uno mismo, como si fueran reuniones con terceros, para pensar y para poner en orden tus ideas.
2) Desconectarse (De-Tech). Desarrolla el hábito de la desconexión. Apaga el ordenador, declárate offline. Pensamos mejor cuando no estamos delante de las pantallas.

II. Filtrar
Una estrategia para filtrar el flujo de información es crítico. El filtro inicial ha de estar en la persona, no en la tecnología. Las dos principales estrategias son:
1) Delegar, exactamente igual que con otras tareas. El ejecutivo no puede leerlo todo. Estar al día de muchos temas y campos es muy ineficiente en términos de tiempo. Lo que lea los directivos y los mandos intermedios ha de ser lo que importa, los temas sobre los cuales tienen que tomar una decisión.
2) Educar a tus compañeros de trabajo, del mismo o de otros niveles, estableciendo un conjunto de reglas que permitan ser eficientes al máximo.

III. Olvidar
El olvido es mentalmente necesario. Darle tiempo a nuestros cerebros para que estén “desenchufados” para procesar nuevos inputs intelectuales es un factor crítico para aprender y pensar de forma creativa.
Las mejores estrategias al respecto son tan milenarias como conocidas:
1. Hacer deporte, dar un paseo
2. Vivir la naturaleza
3. Hacer ejercicios de meditación y relajación: yoga, pilates, mindfulness, etc.

Conclusión:
Dado la intensidad y magnitud de cómo la infoxicación reduce la calidad de nuestro aprendizaje y nuestra creatividad, es fundamental introducir sistemas, reglas y herramientas que nos permitan mejorar la forma en que nos relacionamos con la información.

Superar este reto es vital, porque su impacto será clave en la vida de las personas y en la competitividad de las empresas y los países en el siglo XXI.

¿Qué puede hacer tu empresa y/o tu equipo de trabajo?:
Me quedo con la sugerencia de los autores: “So we encourage leaders and their teams to discuss openly how they choose to focus, filter, and forget; how they support each other in creating the necessary time and space to perform at their best; and how they enable others, throughout the organization, to do the same. This conversation can also be the right starting point for a deeper look at the information and technology needs of all the company’s knowledge workers“.