Steve Blank, la historia secreta de Silicon Valley y The Lean Launchpad

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Gran perfil el de Steve Blank, serial entrepreneur en Silicon Valley, ya retirado y dando clases en Stanford University, y de quien hago cuatro recomendaciones:

 

1. Ver el video de “The Secret History of Silicon Valley”
Recomiendo los primeros 40 minutos de la charla. Es un must para cualquiera que esté interesado en la historia de Silicon Valley, que como explica Blank, se inicia con la Segunda Guerra Mundial. Gracias a él descubrí que Silicon Valley tiene dos “padres”, uno al que conocía, y otra al que no conocía:

  • El conocido, William Shockley (explico su historia y la de los 8 Traidores en mi libro “Las reglas de juego“, en la Ley de Moore, página 151). Shockley, uno de los tres inventores del transistor, Premio Nobel de Física en 1956, y como bien dice Blank, “probably the best talent spotter, and the worst talent manager in the history of Silicon Valley“. Fue el quien descubrió a Gordon Moore y Robert Noyce, quienes en 1968 fundaron Intel (Integrated Electronics), que sonaba mucho mejor que la egocéntrica opción de llamar a la empresa con sus nombre “Moore Noyce” (cacófónico, y que en inglés se acerca al pronunciarse a “más ruido”).
  • El desconocido, Fredrick Terman, Dean de Engineering en Stanford, desde 1946. Fue Terman “who encouraged his students, William Hewlett and David Packard to start a company: HP“, fundada en 1939.

Intel (todavía hoy el mayor fabricante de circuitos integrados del mundo) y HP (uno de los grandes actores en el sector informático), en los inicios, y todavía hoy, aunque en menor medida, dos de los buques insignias de un valle que rapidamente aprendió a convertir el silicio en oro.

Shockley conoció a Terman en la costa Este, en el Harvard Radio Research Lab (RRL), a top secret 800-people lab, created to try to defeat the Nazis, whose Air Defense System was unbreakable at the time for the UK&US. Terman, una vez graduado con un MSc in Electric Engineering en Stanford University, voló al MIT, donde Vannevar Bush fue su advisor. (Vannevar Bush, quien en 1945 escribió en la revista Atlantic Monthly el artículo “As we may think” lo que es considerado como un artículo seminal que todos quienes han tenido algo que ver con la Web e Internet, han leído, como cuenta la leyenda en Silicon Valley).

 

2. Apuntarse a su nuevo curso gratuito en Stanford: “The Lean Launchpad”

http://www.launchpad-class.org/
Aprovechad la visita, yo me he apuntado también al de “Technology Entrepreneurship“.

 

3. Leer su libro: The Four Steps to the Epiphany

Donde explica su modelo: Customer Development. Blank explica que el gran error de orientación de una startup es que se orienta a crear un producto (Product Development), en vez de a encontrar un modelo de negocio sostenible. Según Blank, “startups are not smaller versions of large companies. Large companies are about execution (what they teach you at MBAs), while startups are about searching for a sustainable business model. Large companies execute known business models; in contrast, startups search for a business model. Customer Development is a methodology to teach the process of searching for a business model“.

Blank explica cuáles son las nuevas management tools:

  • Customer Development (Steve Blank)
  • Agile Development (Eric Ries)
  • Business Model Design (Alex Osterwalder)
  • Design Thinking (IDEO)

 

4. Leer la guía para visitar Silicon Valley, especialmente preparada con explicaciones por Steve Blank

Como sabéis, el Valley es un espacio físico que no tiene unas fronteras claramente definidas. Y como último recordatorio, no cometáis el error que hace algún periódico por aquí: no es el valle de la silicona, sino del silicio.

Las ecuaciones del mundo digital

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Si te interesa, aquí están las diapositivas que preparé para los alumnos del MBA de GIO de la UPM (Madrid).

Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #06 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #06

Haz las preguntas adecuadas. Son la puerta de entrada al conocimiento. Como decía Deming: “Si no sabes hacer la pregunta correcta, no descubrirás nada”. Use questions to push thinking to the next level.

 

BREVE EXPLICACIÓN

Cuando empecé a trabajar en consultoría, alguien senior me contó una historia personal que le había pasado en su primer proyecto. Tenía que entrevistar a un directivo, y pasados veinte minutos en la entrevista, el directivo le dijo: “No me estás haciendo las preguntas adecuadas”. El resto del diálogo es fácil de imaginar: lo pasó mal. A través de aquella historia comprendí el concepto de las preguntas adecuadas, que es totalmente ajeno al concepto de “lo políticamente correcto”.

 

Como decía Herbert Simon, Premio Turing en 1975, Premio Nobel de Economía en 1978, y probablemente el último hombre renacentista, “el significado de saber ha cambiado de ser capaz de recordar y repetir informacion a ser capaz de encontrarla y usarla”. En un mundo de exceso de información, ya no podemos saber de todo: el conocimiento que necesitamos está en la cabeza de los otros, no en la nuestra.

 

Para lograr ese trasvase, existen tres formas diferentes de aproximación a la hora de interrelacionarse con personas (How Leaders Use Questions, HBR, 2004):

  • Indicaciones (statements)
  • Órdenes (commands)
  • Preguntas (questions)

Y cada una de ellas, genera un tipo de respuesta diferente en las personas:

  • Statements invite agreement or disagreement
  • Commands invite rebellion or submission.
  • Questions engage people. Questions can persuade an audience, align an organization, set direction, or focus attention on the things that enable people to learn.

 

Por tanto, la mejor forma de interrelacionarse con otros trabajadores del conocimiento es sin duda alguna a través de preguntas. De buenas preguntas. Seguramente la respuesta a la pregunta “¿cómo podemos gestionar mejor a los talentos en nuestra organización?” sea “haciendo más preguntas, y dando menos órdenes y dictando menos tareas”. Una buena pregunta ayuda habitualmente a definir el problema, y por tanto, nos acerca más rápidamente a la solución.

Como señala Robin Sharma en “The Leader Who Had No Title” (http://theleaderwhohadnotitle.com): “The job of the leader isn’t to have all the answers. The job of the leader is to ask the right questions”. La responsabilidad de un líder ya no es tener todas las respuestas, sino hacer las preguntas adecuadas.

Una buena pregunta es mejor que una buena respuesta. ¿Por qué? ¿Por qué las preguntas importan más que las respuestas? Porque si no conoces la pregunta adecuada, da igual la respuesta. Es irrelevante. En cambio, si haces la pregunta adecuada, independientemente de la calidad de la respuesta, seguro que aprenderás algo de valor.

Los seres humanos cometemos más errores por responder a la pregunta que no toca que por responder mal a la que toca. Vale la pena recordar la observación de Launegayer: “Hacer preguntas tontas es más fácil que corregir errores tontos”.

Como decía el padre del management, Peter Drucker (1908-2005): “Mi fuerza más grande como consultor es ser ignorante y hacer algunas preguntas”.

 

CONSEJOS PRÁCTICOS

[A.] Existen dos momentos clave en los que es crítico preguntar con criterio

El trabajo intelectual no es tan directo como el físico. Las tareas intelectuales no están tan bien delimitadas como las físicas. Unas cuantas preguntas antes de ponerse a hacer cualquier actividad, especialmente las del conocimiento, son un tiempo ganado.

Existen dos puntos en los que es crítico hacer las preguntas adecuadas:

  1. Antes de empezar
  2. En determinados momentos clave

1. Antes de empezar

En la época industrial, las tareas estaban perfectamente claras y definidas. En la era del conocimiento, las tareas tienen habitualmente unos límites difusos. Y responder a las preguntas adecuadas es uno de los grandes retos de cualquier trabajador del conocimiento, porque contribuye extraordinariamente a clarificar los límites de las tareas.

 

Porque sino, pasa lo que pasa…

 

Antes de empezar la producción de cualquier producto de conocimiento, es vital hacer las preguntas oportunas. Esto ya lo vimos en la sugerencia 1: cuando te encarguen escribir algo (un memo, un informe, un dossier, llámalo X), hazle a quien te lo solicita 4 preguntas:

¿A quién está dirigido? ¿Quién lo va a leer?

  • No es lo mismo si es para el Consejo de Administración que para los delegados de ventas. Cada audiencia tiene un mensaje, tono, estilo y extensión diferentes.

¿Cuál es el objetivo que tiene el documento? Un documento o producto de conocimiento sólo tiene 3 posibles objetivos:

  • Informar
  • Tomar decisiones
  • Vender

¿En qué formato?

  • ¿Texto, Audio, Vídeo?
  • ¿Word, PPT, Excel?

¿Para cuándo es?

  • El tiempo determina, muchas veces y desgraciadamente, lo que se puede hacer. Ya se sabe: “Rápido, Bueno, Barato. Escoge dos”.

 

2. En determinados momentos clave

He identificado 9 momentos clave, en los cuales las preguntas adecuadas pueden llevarte a descubrir lo que necesitas y a avanzar rápidamente sorteando problemas.

Momento clave 1: para activar el pensamiento en los otros / en la dinamización de grupos

Pregunta útil 1: Tú, ¿cómo lo ves? ¿Qué te parece? ¿Tú cómo lo harías?

 

Es importante vincular a los otros. Por un lado, hay gente que es callada, y si no se le pregunta, no comenta nada. Por otra parte, hay gente muy respetuosa. Especialmente en algunas culturas, expresar una opinión contraria no está bien visto.

Pregúntale a la gente. Pronuncia su nombre, para que se vean obligados a dar su punto de vista: “Mónica, ¿tú como lo ves?

 

Momento clave 2: para descubrir verdades (y mentiras)

Pregunta útil 2: ¿Es un hecho o es una opinión?

 

Mucha gente expresa ideas que, ya sean opiniones suyas o de otros, no son hechos. Los hechos están soportados por evidencia, por argumentos. Cuando alguien te presente una conclusión, esté basada en números o no, no te canses de preguntar: “Eso que afirmas, ¿es un hecho o una opinión?”. Si te responden que un hecho, pídele que te muestre la evidencia que justifique esa conclusión. Te vas a quedar sorprendido de la cantidad de gente que presenta como hechos cosas que son opiniones (habitualmente, no son ni suyas propias, sino que las han escuchado en algún sitio y se dedican a repetirlas). Lo dicho, en muchas opiniones, los datos no sustentan lo que se afirma.

Como le gustaba comentar al legendario banquero del Citibank, Walter Wriston: Everyday I am presented with 3 types of information: facts, wrong facts, and damned lies. My job is to know which is which”. Cada día me presentan tres tipos de información: hechos, hechos equivocados, y mentiras. Mi trabajo consiste en identificar cuál es cuál.

 

Momento clave 3: para clarificar objetivos

Pregunta útil 3:

  1. ¿De qué quieres conseguir más unidades?

Ejemplo: imaginemos el caso de un hospital pediátrico sin ánimo de lucro que tiene una página web. Los datos del Google Analytics señalan que tiene 25.000 visitas únicas al mes. La pregunta que te hace habitualmente un equipo directivo es: ¿Son muchas o pocas? ¿Cómo podemos tener más? Mi respuesta siempre es la misma: con la página web, ¿de qué quieres tener más unidades? Porque si lo que interesa es tener más visitas únicas, está muy fácil: cada bebé que nazca, le hacemos una foto profesional, y lo subimos a la web, para que sus familiares la puedan ver. Quitarle un poco el rol a Facebook. Si quieren, se puede hacer. Tranquilamente llegamos a 100.000 visitas únicas. Pero entonces nos olvidamos de hacernos la pregunta importante. ¿De qué queremos conseguir más unidades? ¿Verdaderamente a un hospital sin ánimo de lucro, que no vende un producto online (producto digital o publicidad online), le interesa tener más visitas únicas a cualquier precio?  Antes de lanzarte como un loco a por un objetivo, piénsatelo muy bien. ¿De qué quieres tener más unidades?

  1. ¿Por qué? (repetidas varias veces, hasta 5 si hace falta)
  • Ejemplo: Quiero estudiar un MBA.
  • ¿Por qué (quieres estudiar un MBA)?
  • Porque quiero incrementar mis conocimientos.
  • ¿Por qué (quieres incrementar tus conocimientos)?
  • Porque necesito incrementar mis conocimientos.
  • ¿Por qué (necesitas incrementarlos)?
  • Porque quiero conseguir un ascenso.
  • ¿Por qué (quieres conseguir un ascenso)?
  • Porque no me gusta mi trabajo

En conclusión, no quieres estudiar el MBA por el conocimiento, sino que te quieres ir de tu empresa, y te parece la mejor opción (obviamente, dado el caso, no lo es).

 

Momento clave 4: para clarificar tus propias ideas

Pregunta útil 4: ¿qué es exactamente lo que quieres contar? ¿Qué quieres transmitir?

 

Habitualmente, entre lo que hay en la cabeza y lo que se escribe, hay una distancia. En la cabeza todo “parece” claro y estructurado. Sólo cuando nos ponemos a escribirlo y lo vemos escrito, nos damos cuenta de la dificultad del ejercicio de poner negro sobre blanco.

La mejor manera de reducir esa distancia entre la idea que uno tiene de lo que quiere decir y lo que acaba saliendo al escribir es preguntarse “¿qué es lo que quiero decir? Verbalizarlo en voz alta para escuchar el grado de lógica de la idea. Antes de escribir es cuando más hay que pensar.

Fuente: “Marks and Meaning”, Dave Gray

 

Momento clave 5: para activar actitudes innovadoras

Preguntas útiles 5:

  • 5a. ¿Y sí…? What – if…?
  • 5b. ¿Por qué no…? ¿No estaría increíble si…?

 

La innovación es la palabra elixir. Es pronunciarla, y todos los problemas se acaban… J La realidad es que tratar de ser innovador es muy complicado para algunas personas. Como dice John Maeda: “La in-NO-vación exige escuchar más de un NO”.

Hay que romper muchas barreras, principalmente mentales. La mejor forma de liberar las posibilidades creativas de los “sí, pero…” es darles la posibilidad de soñar libremente: ¿Y si pudiéramos conducir coches que no consumieran gasolina?”.

 

Momento clave 6: para comprobar la exhaustividad (en un análisis MECE)

Preguntas útiles 6:

  • 6a. ¿Falta algo?
  • 6b. ¿Sobra algo?

 

La peor forma de hacer una mala primera impresión en un informe es olvidarse de algo importante. Por ejemplo, si se supone que he dedicado un tiempo a analizar en profundidad los problemas de una empresa, y dedico todo el informe de hablar de los ingresos. Si alguien te pregunta por los costes, vas a quedar muy mal.

La otra forma de quedar mal es mezclar cosas. Agrupar cosas que no tienen que estar juntas. Por ejemplo, si escribes que el Benelux está formado por Bélgica, Holanda, Luxemburgo y Murcia.

 

Momento clave 7: para discutir lo importante

Pregunta útil 7: ¿Cuántas veces ocurre esto? ¿Estamos discutiendo un fenómeno frecuente e importante o algo que no ocurre casi nunca?

 

No hay mayor pérdida tiempo que invertir mucho tiempo en discutir temas que son irrelevantes, no estratégicos, no prioritarios.

En vez de tratar de convencer a alguien para cerrar cuanto antes la pérdida de tiempo que consiste discutir algo irrelevante, es mejor preguntar si lo que estamos discutiendo es muy importante. Por ejemplo: “¿cuántas veces pasa esto al año?”. Con una respuesta de “una o dos veces”, la gente, sin que uno diga nada, acaba entendiendo que no merece la pena ponerse en plan hooligan por temas menores. En cambio, si no haces la pregunta, la gente es capaz de estarse una hora discutiendo por un tema que no va a ocurrir más que esporádicamente.

 

Momento clave 8: para no hacer el imbécil

Pregunta útil 8: ¿somos los primeros en hacer esto? ¿No hay nadie que lo haya hecho antes que nosotros? ¿Cómo lo han hecho ellos? ¿Sabemos todo lo que hay que saber sobre este tema?

 

Hay una tendencia general a pensar que somos los primeros en hacer algo. Pensamos que como es la primera vez que nosotros nos encontramos con ello, pues que somos los primeros en todo el mundo en tratar de resolver el problema. La realidad es que son muy pocos los que se enfrentan a problemas absolutamente nuevos.

Como le dijo Isaac Newton a Robert Hooke en una discusión por carta en 1676: “Si he logrado ver más lejos ha sido porque he subido a hombros de gigantes“. Con los gigantes Newton se refería a Galileo, Copérnico y otros famosos e importantes científicos anteriores. Pues eso, localiza a tus gigantes.

 

Momento clave 9: para evitarse problemas

Pregunta útil 9: para descubrir el curso de acción adecuado para un trabajador que está por debajo de las expectativas (“poor performer”), un líder se tiene que preguntar: Esta persona, ¿debería ser formada, transferida, o despedida? (“Should this person be trained, transferred, or terminated?”).

 

  • Si tiene la actitud adecuada, pero le faltan habilidades, pero valoramos que las puede adquirir mediante formación, la mejor opción es formarlo.
  • Si tiene la actitud adecuada, pero anticipamos que aunque intentemos formarlo para esas tareas, no tendremos éxito, pero sí que en cambio tiene otros conocimientos o habilidades, llévelo a otra parte de la organización. Ya conoces el proverbio ruso: “Nunca trates de enseñar a un cerdo a cantar. Perderás tu tiempo y cabrearás al cerdo”.
  • Si no tiene ni la actitud ni las aptitudes, la mejor solución para ambas partes es despedirlo.

 

[B.] Otro enfoque interesante: las Q-tools de Dave Gray

Preguntas y respuestas son las dos caras de una ecuación: si no tienes información, las preguntas adecuadas te permitirán descubrir lo que estás buscando. Si tienes información, la pregunta adecuada te descubrirá los elementos más relevantes.

Dave Gray en su libro Marks and Meaning ha conceptualizado una herramienta, las Q-tools (question tools). Se trata de un set estándar de preguntas, las cuales aplicadas de  forma sistemática pueden servir como “caja de herramientas para el diseño y descubrimiento de información”.

El objetivo de este set de preguntas es disponer de un método estándar que sirva para generar, ordenar, clasificar y realizar distintas operaciones sobre la información.

Échale una ojeada a las 6Q-tools de Dave Gray: páginas 32 a 25 de “Las reglas de juego”.

 

[C.] Practica el arte de la pregunta abierta y la pregunta cerrada

Las preguntas cerradas requieren un “sí” o un “no” (¿te sientes bien?) o un simple dato por respuesta (la propiedad, ¿es pública o privada?). Una pregunta abierta no puede responderse con un “sí” o un “no”. Su fuerza estriba en que solicitan información sobre emociones y pensamientos.

Lo importante no es conocer la diferencia entre un tipo y otro, sino utilizarlas adecuadamente. Por ejemplo, las preguntas abiertas son muy útiles cuando no tenemos información previa sobre las posibles respuestas, o cuando la información que tenemos sabemos que es insuficiente o que está incompleta. Son muy útiles también para profundizar en los motivos de un comportamiento.

Las preguntas cerradas son muy útiles cuando se quiere estrechar el círculo de opciones o comprometer a alguien a la acción, cuando se quiere forzar una respuesta del estilo “sí/no”, “hoy/la semana que viene”, etc.

El mejor ejemplo es el uso del correo electrónico. Frente a una pregunta del tipo “¿qué te parece el informe?”, a una del estilo de “el informe recomienda desinvertir en la empresa ABC, ¿estás de acuerdo?”. Lógicamente, si lo que te interesa es saber si está de acuerdo con desinvertir, formular la pregunta como cerrada tendrá una respuesta más rápida que formularla como abierta. Que no quiere decir que sea la respuesta que tú quieres escuchar…

 

[D.] Anota las buenas preguntas

As leaders, probably the most important role we can play is asking the right questions. But that in itself is a creative process. Those right questions aren’t just kind of lying around on the ground to be picked up”.

Tim Brown, the CEO of IDEO, an innovative design firm

 

Las encontrarás en muchos sitios, todos muy extraños. En una reunión, en un libro, en un tweet, en una conversación. Cuando encuentres una buena pregunta, anótala. Son llaves que abrirán tesoros. Acumula esas llaves en un llavero (documento), para que puedas abrir las puertas que te llevan a más conocimiento.

Cuando las leas, cuando te las pregunten, cuando se te ocurran. Da lo mismo, regístralas. Son las llaves de entrada a nuevos mundos.

 

[E.] Reconozca a los que hacen las preguntas adecuadas

No hay nada peor que posicionar como “pesado” a la persona que hace las preguntas adecuadas, las que nadie quiere que le hagan, las que dan dolor de cabeza. Un buen jefe reconoce a esas personas por su contribución positiva. Recompensa a la gente que hace las preguntas que hay que hacerse. Aunque a nadie nos guste oír la respuesta.

 

[F.] Start asking bigger questions

Es fundamental para el mundo, las instituciones, las empresas, las familias y los individuos. Nos hará ir adelante. Y necesitamos mucho ir adelante.

 

¿Qué te parecen estas propuestas?

  • El mundo: ¿Por qué no tenemos a nuestras mejores mentes trabajando en los principales problemas que tiene hoy el mundo?
  • Las instituciones: Si ahora no, ¿cuándo?
  • Las empresas: ¿Estamos contribuyendo a hacer un mundo mejor?
  • Las familias: Es importante pensar qué mundo dejaremos a nuestros hijos. Pero, ¿qué hijos dejaremos a nuestro mundo?
  • Los individuos: If God answered all your prayers, would the WORLD be different or just YOUR life?(@davewillis)

 

Me encantará escuchar tus propuestas…

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET

Recordando la ley de la miopía en la búsqueda de información

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Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #05 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #05

Sintetiza lo que te importe. En un mundo donde hay más bits (infoxicación) y más canales (pantallas) de los que puedes “consumir” adecuadamente, la capacidad de sintetizar es crítica. Sólo con consumir información no es suficiente. Consumir (leer) sirve para estar al día, pero sólo el análisis y la síntesis sirven para entender verdaderamente lo que está pasando.

 

BREVE EXPLICACIÓN

Eli Goldratt (1947-2011), el autor de “La Meta”, primera historia de management novelado, explicaba que en una ocasión, tras la publicación de uno de sus libros, recibió muchos emails con “resúmenes y síntesis” del libro realizados por lectores. Por interés, leyó muchos de ellos y descubrió una cosa que le espantó: en esos resúmenes, ¡no estaba la esencia de lo que él había querido transmitir! Y se preocupó. Antes de su muerte, fue uno de los temas en los que más trabajó: Can we find rules (or even better, a process) to get the essence of a text and separate if from triviality?

Este hecho disfuncional se produce porque las habilidades de síntesis se practican poco en las escuelas y universidades. Además sucede que la explosión de contenidos ocurrida en la última década complejiza la tarea de síntesis cada vez más. Lo explica muy bien Iñaki Gabilondo, periodista de referencia durante más de 40 años: “cada vez me cuesta más comprender el mundo en el que vivimos. Cada vez tengo que invertir más tiempo para entender”.

Por tanto, la capacidad de síntesis será en los próximos años una de las capacidades más valoradas, tanto para los generalistas como para los especialistas.

Hay dos formatos de síntesis: textual y visual.

En todos los casos, la síntesis de la información es una habilidad clave. La capacidad de sintetizar es lo que permite eliminar el ruido y dejar sólo señal. La dificultad surje porque las “piezas” de una argumentación son más fáciles de ver e identificar que las relaciones entre las piezas.

 

CONSEJOS PRÁCTICOS

El secreto de sintetizar es que no pase de 1 página

Algunas de las síntesis más útiles que he construido son:

  • Tareas repetitivas: hay tareas muy repetitivas, con múltiples pequeños pasos. Por ejemplo, un check-list para la selección de personal (preguntas de entrevista, abiertas y cerradas; casos de negocio; cuestiones Fermi/brain teasers, Fermi question = si hay que hacer una estimación; brain teaser – si no hay que hacer estimación; etc.)
  • Tareas con muchos subniveles de razonamiento o con muchos ejemplos. Por ejemplo, las tendencias (generales, de un sector, o de una función) sobre lo que está ocurriendo.
  • Conferencias: doy charlas sobre diferentes temas, y para mí es importante actualizar sus contenidos regularmente. Una conferencia es una síntesis de lo mejor que uno sabe.
  • Viajes: detrás de cada viaje de placer que hago, sintetizo los sitios que me han gustado, para la próxima que yo vuelva, o por si alguien lo necesita.

 

Las 3 herramientas más útiles que conozco para sintetizar información son muy sencillas

  • Una simple hoja (en Word o en papel), donde recojo la síntesis con los elementos importante
  • Mapas mentales: la herramienta popularizada por Tony Buzan, para establecer las ideas relacionadas con un tema, de una forma muy visual

  • Mapas lógicos: la herramienta creada por Eli Goldratt, para establecer las relaciones causa-efecto entre los diferentes elementos relacionados.

Sintetizar lo aprendido, aquello que te ha costado esfuerzo adquirir

El truco para sintetizar no es consumir más información: la satisfacción vendrá más de reducir los impulsos que de alcanzarlos. El truco consiste en dotarse de repositorios estructurados sobre los cuales poder seguir almacenando y construyendo nuestros conocimientos.

Además, el tener una síntesis de un tema te permite tener una estructura a partir de la cual hacer crecer un tema en el futuro. Yo almaceno mis síntesis en Google Docs, de forma que puedo acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a internet del mundo, y puedo incorporar nuevas ideas que voy encontrando, para mejorar cada síntesis.

Por ejemplo, en el caso de las conferencias, en mi caso el problema suele venir porque cuando encuentro información de valor, no suele coincidir con una conferencia cercana en el tiempo. Lo que hago entonces es guardar esa información en el fichero correspondiente, de forma que cuando me ponga a él la próxima vez, tener toda la información accesible en un único punto.

 

Construye vocabularios con definiciones de una o dos líneas como máximo

Cada vez es más complicado entender el mundo. El problema surge porque también, cada vez más, nos vemos obligados a entender campos/áreas que no son las nuestras, ya sea a nivel profesional o como ciudadanos. Un ejemplo muy común puede ser entender las páginas de economía del periódico.

Mi recomendación en este caso es leer diariamente las noticias de economía del periódico, y subrayar aquellos conceptos y personas que desconoces. Luego, buscar qué significan, bien consultando por internet, buscando en un libro o artículo, o preguntándoselo a alguien. La idea es generar un fichero por cada tema que te interese (por ejemplo: economía, política internacional, nanotecnología, etc.), con definiciones que no ocupen más de 2 líneas. Aparte de ayudarte a entender mejor los conceptos, te servirán para responder a las preguntas de otros: “oye perdona, ¿qué son las células madre?”, de forma sencilla y sintética.

 

Aprende de las síntesis de otros

Alguno de los posts más útiles, en mi caso, son esos que empiezan por “7 preguntas que hay que hacer en una entrevista de trabajo”. El esfuerzo de sistematización y síntesis de otros me permite identificar tanto estructuras (formas de organizar el conocimiento adquirido) como la información sintetizada (la síntesis propiamente dicha).

 

Al acabar una reunión con muchos cambios, pídeles una síntesis

Uno de los escenarios más comunes es una reunión en la que se parte de una propuesta de trabajo,  y a través de una sesión de brainstorming, la gente va aportando ideas, y éstas se van aceptando y rechazando de forma muy desordenada. Al final, se ha hablado de muchísimas cosas, y resulta complicado que todo el mundo acabe la reunión “en la misma página”.

Antes de que cada participante abandone la reunión, me funciona muy bien pedirle al que le toca hacer el resumen de la reunión que sintetice de viva voz los acuerdos más importantes a los que se ha llegado. De esta forma, te aseguras de que no pasen varios días hasta que se ponga a resumir la reunión, y que no acabe recogiendo los acuerdos importantes que se alcanzaron.

 

Cuando tú eres el responsable, hacer el de-briefing inmediatamente acabada la sesión de trabajo

Aunque sea tarde, aunque no te apetezca, aunque tengas mejores cosas que hacer. Merecerá la pena extraer la esencia de la reunión cuando lo tengas más fresco (ya sea la síntesis de ideas de una conferencia, o los acuerdos alcanzados en una reunión,…). Lo agradecerás cuando te tengas que poner a trabajar con ello la próxima vez.

 

Relee tus propias síntesis regularmente

El tiempo te permite entender si lo que sintetizaste es comprensible. Es curioso cómo lo que entendías perfectamente cuando lo escribiste, te cuesta entenderlo o lo ordenarías de forma distinta cuando lo vuelves a leer en otro momento.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET

Dos tendencias importantes en Tecnología y Conocimiento

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Por un lado, la evolución de la tecnología ha hecho que a todo se le hayan caído dos o tres ceros: lo que antes costaba 1.000.000, cuesta ahora 10.000 (montar una página web sirve de ejemplo). Por tanto, es más fácil ejecutar ideas.

Por otro lado, es cada vez más complejo tener ideas. Ser interdisciplinar es complejo: hay que entender muchos lenguajes, además de estar al día de muchos campos del conocimiento. No es nada fácil ser interdisciplinar. A nadie nos han educado para ello (aunque a todos nos lo exijan).

Este hecho (la tecnología es cada vez más barata y el conocimiento es cada vez más fácil de acceder pero más complejo de asimilar, por tanto, es más caro adquirir conocimiento) hará que los perfiles de profesionales interdisciplinares incrementen su valor en varios ceros. Y eso será muy interesante y muy bueno para algunos.

Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #04 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #04

Como señaló Herbert Simon (Premio Turing en 1975 y Premio Nobel de Economía en 1978): “El significado de saber ha cambiado de ser capaz de recordar y repetir informacion a ser capaz de encontrarla y usarla”. En un mundo infoxicado, es fundamental aprender a buscar información. Buscar información no es meter una o dos palabras en la caja de Google: Internet no son sólo los 3 primeros resultados de Google. Además, es preciso ser críticos con lo que se encuentra.

 

BREVE EXPLICACIÓN

Como señala Jesús Encinar (http://www.jesusencinar.com/2009/04/la-informacion-cada-vez-es-mejor-paradojicamente-la-informacion-cada-vez-tiene-mas-ruido.html), “la información cada vez es mejor. Pero, paradójicamente, la información cada vez tiene más ruido”. Es lo que podríamos denominar una de las miserias del mundo en que vivimos y trabajamos. Porque el exceso siempre dificulta las cosas. Es lo que se conoce como Infoxicación: la intoxicación intelectual por exceso de información, también denominada sobrecarga informacional.

 

Fuente: Jesús Encinar

La realidad es que Google nos ha hecho buscadores. Hace casi 15 años, cuando el buscador todavía no existía, cuando buscábamos algo en Altavista o Netscape y no aparecía lo que buscábamos, cambiábamos de buscador. Hoy, Google nos ha convencido de que es el mejor buscador, y lo que hacemos es refinar nuestras búsquedas. Estoy tiene un problema: nos creemos que lo que sale de ahí es la “Verdad Absoluta”. Que está contrastado y que es “verdad”.

Indudablemente que hay ganancias de productividad asociadas a la aparición de internet. El mejor ejemplo puede ser el reciente estudio de la Universidad de Michigan (http://ideas.economist.com/blog/flash-interview-hal-varian). Se formó un equipo de estudiantes universitarios y se les pidio que encontraran la respuesta a una serie de preguntas, utilizando sólo los materiales disponibles en la biblioteca de la universidad. Por otro lado, se montó otro equipo de estudiantes, a los que se les pidió la misma tarea, con las mismas preguntas, pero a éstos se les permitió utilizar Google. El primer equipo tardó 22 minutos y el segundo sólo 7. ¡Eso es lo que se llama una ganancia de productividad!

 

CONSEJOS PRÁCTICOS

Antes de empezar a buscar, identifica qué estás buscando

Por un lado, no es lo mismo buscar algo conocido, que sabes que existe, que algo desconocido. No se busca igual. Por otro lado, no es lo mismo buscar un documento que el nombre de una persona: seguramente se han de buscar en sitios distintos.

En síntesis, existen dos enfoques diferentes en un proceso de búsqueda de información:

  • Busco algo conocido: que sé que quiero encontrar
  • No busco nada en concreto: sólo quiero estar al día (una de las principales responsabilidades de los trabajadores del conocimiento)

En el primer caso (búsqueda de algo conocido, donde tener éxito es encontrar lo que estás buscando), la búsqueda activa por parte del usuario a través de los buscadores juega un rol importante.

En el segundo caso (quiero encontrar cosas, para estar al día, pero sin tener que buscarlas activamente), la búsqueda pasiva (a través de alertas en Google o de usuarios relevantes de Twitter que encuentran cosas por ti) es una mejor estrategia.

 

Buscamos para encontrar. Pero ten en cuenta que Internet no es la única fuente

Vivimos como bien diferenció el sociólogo Manel Castells hace casi 15 años (“La Era de la Información. 1. La Sociedad Red”), en una sociedad “informacional”, que no “de la información”, en la que generar, procesar y transmitir eficazmente información son fuentes fundamentales de productividad y poder. La información es por tanto hoy un activo de mucho valor.

Miguel Ángel López Trujillo, el “Google Humano” (http://www.googlehumano.com), conceptualiza la información como un universo compuesto por galaxias de documentos físicos (textos y objetos), documentos digitales (textos y multimedia) y personas. Si quieres tener éxito buscando información, tienes que realizar una búsqueda completa: tienes que saber explorar esos 3 universos.

¿Por qué? Porque si necesitas mucha información sobre cualquier tema, tu investigación jamás estará completa sino investigas en los 3 universos. Y si, por el contrario, necesitas poca información pero muy concreta, explorar unos universos da mejores resultados que otros.

 

Aprende a utilizar las funcionalidades avanzadas para buscar

Buscar algo y que el número de resultados sean 500.000 no es buscar. Es hacer el imbécil. Si estás buscando algo concreto, lo mejor es buscar a través de un buscador, aprovechando sus funcionalidades avanzadas. Los mejores consejos útiles los he encontrado en los videos del Kit Básico de Habilidades Digitales producidos por RocaSalvatella:

 

Otra forma de encontrar información es guardar información de forma estructurada

La realidad es que siempre se encuentra más información para ayer o para mañana, que para la tarea que hoy tienes entre manos. Lo importante por tanto es almacenarla de forma estructurada, para poder acceder a ella de forma rápida y sencilla la p´roxima vez.

Las dos leyes que mejor explican este fenómeno son las leyes de la serendipia y la ley de Suitt (ver “Las reglas de juego”).

Leyes de la serendipia

Una de las formas de encontrar información es la serendipia. La serendipia es la traducción directa del término inglés serendipity. Se refiere a encontrar algo útil de forma inesperada, mientras se está buscando algo completamente diferente.

Primera ley de la serendipia:

Para descubrir cualquier cosa, tienes que estar buscando algo”.

Ley de Suite

[Halley Suite]

Cuanto mejor seas buscando información en Internet, menos información tendrás que almacenar en tu cerebro”.

Un argumento a favor de la idea de mejorar tus habilidades de búsqueda de información. Pero como otras muchas ideas inteligentes, ya Albert Einstein se había adelantado: “No necesito saberlo todo. Tan sólo necesito saber dónde encontrar lo que me haga falta, cuando lo necesite”.

 

Comenzar a pensar que puede haber información más allá de Google: utiliza más de un buscador

Como señala John Maeda: “The Internet isn’t as good for facts as it is for <fast>”. Lo que hay que tener presente es la Ley de la miopía en la búsqueda de información: la gente se cree que “lo que no aparece en Google, no existe”. En este mundo en que todo está a un google de distancia, la nueva unidad de medida digital, algunos profesionales creen que para encontrar información es suficiente con buscar en Google. Eso de “Hazte un Google y todo arreglado”. Pero poner una palabra en Google no resuelve los problemas.

Los resultados no son los mismos en los distintos buscadores, porque los algoritmos de búsqueda que hay detrás no son los mismos. Buscar en varios buscadores ya supone una diferenciación con respecto al promedio de los profesionales. Por ello, prueba los siguientes buscadores generalistas (search engines):

No se trata de que sean mejores o peores que Google, sino de que ofrecen resultados diferentes.

 

Otra forma de encontrar información es que otros busquen por ti

Que las máquinas busquen y encuentren por ti

La mejor función es establecer tus fuentes de lectura a través de un lector de feeds RSS y unas alertas de Google (Google Alerts):

Que otros busquen y encuentren por ti

Una de mis principales fuentes de información es Twitter. Siguiendo a las personas adecuadas, se consigue muchísima información de calidad, para estar al día. Las personas adecuadas tienen dos atributos: 1) comparten (ideas, recursos, links, etc.); y 2) son interesantes. Porque hay gente que comparte mucho, pero casi todo es trivial o ya lo ha descubierto otro antes. Cuando recomiendo Twitter a la gente siempre les sugiero que empiecen consumiendo contenidos, no contribuyendo contenidos. Es una forma rápida y segura de encontrarle valor. En prácticamente todas las comunidades online, el 90% de los usuarios son lurkers, personas que leen y/u observan, pero que nunca contribuyen a la discusión. Pero tal y como se señala en Wikipedia: “de acuerdo con la Teoría de las comunidades de práctica, un lurker tiene una participación periférica legítima y se espera que, con el tiempo,pueda llegar a integrarse como un miembro activo de la comunidad”. Con el tiempo, sentirás la necesidad de contribuir, y comenzarás a aportar contenidos.

 

Contrasta las fuentes

La búsqueda no se termina con la página de resultados de Google que indica “Cerca de 227.323 resultados (0,19 segundos). En un mundo de abundancia de información, y donde la referencia se ha perdido (parece dar lo mismo que lo diga El País, El Mundo o La Vanguardia, que que lo diga El Gran Periódico de La Verdad), es fundamental contrastar las fuentes. ¿Quién lo dice? ¿En qué se basa? ¿Cuáles es el origen de esa información? Por poner un ejemplo, los datos económicos y el argumentario que establecen en torno a ellos las organizaciones internacionales es habitualmente más creible que los que ofrecen los medios de comunicación o los partidos políticos.

En un contexto en que cada vez más medios de comunicación y los partidos políticos se manejan en clave de “manipulación” (es decir, conseguir que pienses de una determinada manera, en vez de informarte para que a partir de ese punto de partida te forjes tu opinión libremente), es muy recomendable acudir a las fuentes originales de la información.

Fuente: Google Humano

Otro truco que funciona bien es consultar la misma noticia en otros medios de comunicación internacionales: en el caso de la información política y económica, por ejemplo, son buenas referencias el Financial Times, The Economist y The Wall Street Journal.

 

Interpreta la información

Ésta puede venir de una fuente contrastada, pero aún así, contener errores (las fuentes contrastadas, también se equivocan). Como dice Miguel Ángel Trujillo, el “Google Humano”, Google es “un (muy buen) robot que sabe buscar información, pero es necesario que alguien sea capaz de interpretar esa información”.

Hazte algunas preguntas importantes:

  • ¿Es un hecho o es una opinión?
  • ¿Qué intereses ocultos puede haber para que me ofrezcan justo esta noticia (es muy curioso por ejemplo, que todos los libros que presenta Antena 3 en sus telediarios sean de su editorial, Planeta)?

 

Hay que enseñar a leer críticamente

Hay que enseñar a leer críticamente. En los bibliotecas no hay libros que digan que el VIH es un castigo divino. En internet, sí. Es por tanto fundamental pensar qué hay detrás de lo que nos encontramos en internet. Un buen ejercicio con alumnos jóvenes es pedirles que busquen mentiras en internet.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET

Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #03 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #03

Responsabilízate de tu formación. Fórmate a ti mismo. Inscríbete en la YouTube University. Como bien señala Bob Metcalfe: “Internet no estará en la escuela. Internet será la escuela”.

 

BREVE EXPLICACIÓN

Como señala la Ley de Bok, formulada por Derek Bok, rector de la Harvard University durante veinte años: “Si crees que el conocimiento es caro, prueba con la ignorancia”. Actualmente, vivimos en una Economía del Conocimiento. Suscribiendo las palabras de Scott Klososky, “en una Economía del Conocimiento, los que más saben, ganan” (“in a knowledge economy the smart people win!. What are you doing to get smarter each day?”). En este tipo de economía, no existe un sustituto para saber de qué estás hablando. No hay nada capaz de derrotar a saber mucho sobre un tema. La Ley de la Gravedad (Juan Franciso Martínez) aplica también en la Economía del Conocimiento: “el que sabe, atrae”.

Fuente: Ruca

El gran problema, es que nos hemos reducido como sociedad, al aceptar que la educación formal, la escuela y la universidad, son los únicos (y últimos) caminos en nuestro proceso de aprendizaje. En cambio, nunca en toda la historia de la humanidad, hemos tenido mejores herramientas para aprender cosas nuevas.

La educación formal reglada (el colegio y la universidad) no será suficiente para afrontar el resto de tu vida profesional. Además, las empresas (formación continuada) no se harán responsables de tu formación. Cada uno de nosotros tiene que responsabilizarse de aprender algo nuevo cada día o cada semana. Porque sino, éste es el futuro que nos espera:

Fuente: Ruca

Además, ver estos vídeos tiene otra ventaja: ver ejemplos de alguno de los mejores comunicadores del mundo. Además de aprender nuevos contenidos (ideas, enfoques, referencias, formas de presentar, etc.), ver cómo los mejores explican sus ideas es un beneficio adicional importante. No todo el mundo es increíble presentando, pero hay mucha gente que es excepcionalmente buena en el arte de comunicar ideas. Volveremos sobre esta idea en la sugerencia #09.

 

CONSEJOS PRÁCTICOS

Identifica los temas sobre los que quieres ampliar tu conocimiento.

El punto de partida para incrementar tu conocimiento es crear tu propio curriculum educativo. Crea una lista de 5 temas, por ejemplo, sobre los que quieras aprender más. A partir de ahí, establece un orden de prioridades (¿qué te interesa más?). Dedica un rato a navegar por estos sitios. Descubrirás si te interesan cosas.

Invierte una tarde de fin de semana navegando por los sitios web que se recogen al final de este artículo.

El objetivo es conocer la amplitud de contenidos disponibles, y que empieces a identificar algunos temas (que quizás no se te habían ocurrido al hacer la lista de temas) y vídeos que te interesen. La mejor idea es echarle una ojeada a la sección de “Vídeos más vistos” o “Vídeos mejor valorados”. Encontrarás auténticas joyas.

Suscríbete a sus newsletters de nuevos vídeos.

Algunas de las páginas que recomiendo al final del artículo, tienen establecidos sistemas de newsletters para avisarte de la aparición de nuevo contenido. El mejor ejemplo es TED, donde no sólo incluyen vídeos de sus conferencias, sino también de las TEDx que se realizan en todo el mundo. Cada semana o cada quince días recibes un email con una recomendación de vídeos y su resumen (para que identifiques si te puede interesar o no).

Establece una rutina, un compromiso contigo mismo: un vídeo a la semana.

Seguramente ya ves vídeos en internet, pero de una forma reactiva. Es decir, cuando son otros quienes te los envían, miras esos vídeos. Lo importante no es ver vídeos, sino hacerlo según un plan establecido, y sintetizando el conocimiento adquirido.

Anota lo que aprendas. Y hazlo siempre en el mismo sitio.

No se trata de ver vídeos para entretenerse, sino para aprender. Si has elegido bien, cada vídeo te aportará ideas, enfoques, referencias, etc. Piensa que cada presentador ha pasado varias semanas preparando su ponencia para que sea lo más rica y perfecta posible. Si pasan 15 minutos y no has aprendido nada, no sigas viendo el vídeo. Se supone que la gente que presenta en conferencias lleva meses trabajando sobre esas ponencias.

Si van 15 minutos y no has aprendido nada nuevo, aprieta el botón de “stop” y pásate a otra.
Valora que mientras tú “pierdes el tiempo en un sesión que no te está aportando conocimiento”, hay mucha gente en el resto del mundo “invirtiendo su tiempo en vídeos que están contribuyendo a hacerles mejores profesionales”. Eres libre de hacer lo que te venga en gana, pero siempre me parece relevante recordar las palabras de Deming: “Aprender no es obligatorio. Tampoco sobrevivir”.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET

Contenidos profesionales:
TED Talks: http://www.ted.com/talks
Talks@Google: http://www.youtube.com/user/AtGoogleTalks
Redes para la Ciencia: http://www.redesparalaciencia.com/programa-redes
eCorner – Stanford University’s Entreneurship Corner: http://ecorner.stanford.edu/
POP Tech!: http://poptech.org/popcasts
Lift Conference: http://videos.liftconference.com/
The 99% Conference: http://the99percent.com/videos
GEL Conference: http://www.gelconference.com/videos/
Big Think: http://bigthink.com/
Contenidos académicos:
Khan Academy: http://www.khanacademy.org/
Academic Earth: http://academicearth.org/
MIT World: http://mitworld.mit.edu/
MIT Open Course Ware (OCW): http://ocw.mit.edu/

Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #02 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #02

Quienes puedan evitar las interrupciones ajenas (email, IM, internet, redes sociales, llamadas de teléfono,…) y las propias (multitasking) tendrán una Ventaja Competitiva muy fuerte en el futuro. El UNITASKING será una fuente de Ventaja Competitiva para aquellos que sepan encontrar esos espacios de silencio y concentración prolongada. Ese silencio va a empezar a valer millones. Va a costar conseguirlo, pero va a valer millones.

BREVE EXPLICACIÓN

La gente hoy va a trabajar entre 8 y 9 de la mañana, pero lo que acaba ocurriendo es que la gente acaba haciendo el trabajo a última hora y en su casa, que son los únicos sitios donde hay silencio, se pueden concentrar, y acabar sus tareas sin verse interrumpidos.

Si la gente quiere acabar su trabajo, es preciso deshacerse de las interrupciones. Las interrupciones son el enemigo de la productividad, de la creatividad,… ¡de todo!

Uno de los errores más comunes con las interrupciones es “creer que una interrupción de un minuto nos quita exactamente un minuto”. Lo que acaba sucediendo es que te ves forzado a repetir el trabajo. Los datos que señala Jose María Acosta en su libro “El tiempo, la PNL y la inteligencia emocional“ son calamitosos: la media de interrupciones es de 80 al día. 10 por hora. Eso supone 1 interrupción cada 6 minutos. ¡ASÍ ES MUY COMPLICADO SACAR EL TRABAJO!

Estas interrupciones tienen consecuencias muy negativas: estudios científicos han demostrado que las personas que son interrumpidas en la realización de una tarea tardan, en promedio, un 50% más de tiempo en completar la tarea. Además, la calidad de esta tarea disminuye: se han objetivado tasas de errores superiores al 50%.

El mundo que nos ha tocado vivir se caracteriza, en los entornos de trabajo, por la existencia de grandes enemigos para el trabajador del conocimiento:

  1. Los ladrones de tiempo: cosas que hacen otros y que nos roban las agujas del reloj
  2. El multitasking: algo que nos hacemos a nosotros mismos, y que también nos roba tiempo

El multitasking funciona en dos niveles:

  1. En el primer nivel, sí que puede hacer multitasking. Por ejemplo, podemos hablar y andar al mismo tiempo, algo que hacemos diariamente.
  2. En el segundo nivel, nos referimos a la capacidad del cerebro para prestar atención. En este caso, como demuestra John Medina, en su libro “Brain Rules”, el cerebro es un procesador secuencial, incapaz por tanto de prestar atención a dos cosas al mismo exacto tiempo. El cerebro está biológicamente incapacitado para procesar de forma simultánea inputs que precisan atención. En consecuencia, el multitasking es imposible. En realidad lo que sucede es que “people who appear to be good at multitasking actually have good working memories, capable of paying attention to several inputs one at a time”. Lo que hace el cerebro es switch-tasking: saltar rápidamente entre tareas. El estado mental de los trabajadores del conocimiento es lo que Linda Stone ha denominado “Atención Parcial Continuada”.

A great deal of research suggests that always-on, multitasking work environments actually sap the productivity of knowledge workers—particularly those in the C-suite. Executives have said to the McKinsey Quarterly that the second of their three top priorities for executives in 2011: enhancing productivity in the face of information overload.

CONSEJOS PRÁCTICOS

Focus. Concéntrate.

  • La ciencia habla claro en ese sentido: la habilidad de concentrarse en una sola cosa es clave en la memoria a largo plazo, en el pensamiento crítico y conceptual, y en muchas formas de creatividad. Incluso las emociones y la empatía precisan de tiempo para ser procesadas. Si no invertimos ese tiempo, nos deshumanizamos cada vez más”. -Nicholas Carr
  • Por tanto, como dijo James Watson (uno de los tres co-descubridores de la estructura de la molécula de ADN): “Si tienes dos obsesiones, te sobra una”. Pero ojo porque al cerebro le encanta la multitarea, el desorden. La mente se dispersa, aquí y allá, las neuronas enseguida se ponen a hablar entre sí…
  • Utiliza un buen criterio para ordenar tu trabajo de cada día. A la hora de trabajar, el consejo más útil que se puede dar es el que da Brian Tracy (experto en productividad) en “Tráguese ese sapo”: haz primero la tarea importante que no quieres hacer.
  • La forma más sencilla de hacer esto es dejarlo preparado el día anterior. Es decir, antes de cerrar la jornada laboral, dedicar 5 minutos a ver qué tareas tienes que hacer al día siguiente, y por cuál has de empezar (es decir, “cuál es el sapo”). Así te aseguras de que la primera actividad del día NO es abrir el email…

Interrelaciona con tus compañeros de trabajo de forma inteligente

No les interrumpas constantemente. Jason Fried (CEO de 37Signals y autor del libro “Re-Work”) ofrece algunas sugerencias:

  1. Elegir un día o medio día a la semana en la que la gente no se interrumpa unos a otros en la oficina. Un día en el que haya silencio.
  2. Pasar de modelos de colaboración activa (hablar, llamar por teléfono) a pasivos (email), para reducir la capacidad de distracción que tenemos unos sobre otros.

Adopta una dinámica de trabajo inteligente

  • Resiste a tentación de iniciar la jornada contestando a todos los mensajes de voz, respondiendo todos los correos y quitando de la mesa las cosas pequeñas.
  • “En vez de esa forma de trabajar (“lo primero es atender a los otros”), haz un hueco al final de la jornada para procesar en un solo lote todos los asuntos pequeños: los correos electrónicos, los mensajes de voz y las diversas notas que haya escrito usted mismo a lo largo del día. Comprímalo todo en un mismo espacio de tiempo. Imagine que al final del día va a marcharse de vacaciones y afronte el trabajo teniendo eso en mente. No tendrá más remedio que dejar todo terminado, o bien delegar o tirar a la basura lo que sea menos importante”. Consejo de Stuart Wyatt en su libro “Las leyes secretas de los directivos”.

Consejos para vencer al enemigo número 1: Emails

  • Consejo de Jesús Encinar: “Ten distintas cuentas de correo para tu trabajo y vida personal, así podrás concentrarte en trabajo cuando estés trabajando. El día que dejes tu trabajo tu vida personal no se quedará atrás”.
  • Revisa tus emails en bloques, pocas veces al día. Un par de veces al día es más que suficiente. Por ejemplo, una vez a media mañana, y otra vez a media o final de la tarde
  • No contribuyas al problema, y aplícate a ti mismo la Ley de Postel: “Sea liberal en lo que recibe, y conservador en lo que envía”.

Saca las cosas del email

  • Consejo de Jesús Encinar para evitar que el correo electrónico sea el ejemplo digital del Síndrome de Diógenes: “La bandeja de entrada es mal lugar para guardar números de teléfono, archivos, tareas pendientes, etc. Separa toda esa información para archivarla correctamente, las tareas pendientes a tu lista de tareas pendientes, los archivos a carpetas por proyecto,…”.

Consejos para vencer al enemigo número 2: Internet

Cuando uno utiliza Internet, se cumple a rajatabla la Ley de los minutos convertidos en horas. No hace falta explicarla, porque es autoexplicativa. La principal recomendación para solucionar este problema es decidir de antemano cuánto tiempo dedicará a Internet antes de empezar. Decida cuándo parará de buscar y consumir información, porque la red no lo hará por usted… En los procesos de búsqueda de información, se producen dos situaciones:

  • Busco algo que desconozco y que quiero encontrar: no es lo mismo buscar un dato que un nombre, que un artículo, que un email, etc. En cualquier caso, las estrategias de búsqueda de información son fundamentales. Recomiendo dos del conjunto de píldoras en vídeo que Genís Roca ha preparado para La Caixa, destinadas a dotar a sus empleados de un Kit Básico de Habilidades Digitales:
  • Video 2- Saber Buscar: Sintaxis en Google (6’37”)
  • Video 3- Saber Buscar: Parámetros en Google (6’32”)
  • Video 4- Saber Buscar: Crear una alerta (5’23”)
  • No busco nada en concreto: sólo quiero estar al día. La mejor estrategia aquí es la suscripción a newsletters y a RSS feeds (a través de agregadores de noticias), o al seguimiento de profesionales concretos en Twitter. Para no verse sepultado por el problema de la infoxicación (=intoxicación de información, concepto que describre la situación de exceso de información que resulta en la pérdida de capacidad para tomar decisiones, procesar información y priorizar tareas), es preciso antes realizar tu Mapa de Intereses (personales y profesionales), y a partir de ello, construir tu Dieta Informacional. Volveremos sobre este tema en la Sugerencia #05.

Consejos para vencer al enemigo número 3: llamadas de teléfono

  • Las llamadas telefónicas a lo largo del día te hacen perder eficacia por la distracción que supone y la pérdida de concentración. Aprende a dejar el teléfono móvil en silencio y oculto cuando tengas que preparar algo importante.
  • Consejo de Jesús Encinar: “Antes de una llamada de teléfono intercambia al menos un email con la otra persona para detallar de qué vais a hablar y cuánto durará la llamada. Si puedes ahorrarte una llamada de teléfono con un email conseguirás hacer más cosas al día”.
  • Otro consejo de Jesús Encinar: “El mejor momento para devolver llamadas es al final de la mañana o al final del día, cuando la gente se dispone a ir a comer o a casa suele tener prisa por resolver los temas y van directamente al grano”.

Consejos para vencer al enemigo número 4: la urgencia (“esto es para ayer”)

  • Siempre me gustó la reflexión de Goethe: “Las cosas que importan más nunca deben estar a merced de las que importan menos”. Que sea urgente para otro no quiere decir que tenga que serlo para ti. Muy habitualmente, cosas que te piden con mucha urgencia, acaban no siendo necesarias. Así que no pasa nada porque algunas de estas cosas las “dejes olvidadas”. Te sorprenderá la cantidad de veces que no te reclaman aquello que era taaaan urgente…

Consejos para vencer al enemigo número 5: las reuniones

  • El capítulo sobre Reuniones en “Las reglas de juego” recoge extensivamente porqué las reuniones son uno de los grandes enemigos de la productividad. Particularmente, me gusta mucho la estrategia de Jesús Encinar para evitarte algunas reuniones: “Antes de tener una reunión asegúrate de haber hablado con la persona al menos 5 minutos al teléfono. Si puedes ahorrarte una reunión con una llamada de teléfono son horas que puedes utilizar para otras tareas”.

Suscríbete a alguno de las newsletters o cursos sobre productividad

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET

Brain Rules, John Medina

Re-Work (ReInicia, en español), Jason Fried

Alberto Pena: Think Wasabi – Tecnología y Productividad simple

Jeroen Sangers: El canasto – Productividad personal y profesional

Cómo ser un mejor trabajador del conocimiento: Sugerencia #01 para mejorar nuestra productividad personal y profesional

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IDEA-FUERZA: SUGERENCIA #01
En una Economía del Conocimiento, el futuro pertenecerá a los mejores escritores y editores. Todos los buenos trabajos precisan de escribir y editar mucho. Aprende a escribir y a editar bien (Improve your writing and editing skills)

BREVE EXPLICACIÓN
“La escritura está recuperando su importancia en nuestra sociedad: es la divisa de hoy en día para el intercambio de las buenas ideas” (Re-Work, Jason Fried). Cada vez es más importante leer y escribir. ¿Hay alguien que no escriba, en su trabajo, casi a diario? ¿Qué valoración hacéis de los informes escritos que os entregan jefes, colegas, subordinados, proveedores,…? ¿Mayoritariamente buenos, o mayoritariamente necesitados de mejorar?

Muchos de nuestros trabajos requieren la producción de complejos informes, análisis, memorándums, o presentaciones en PPT. Todos necesitamos escribir mucho, y se nota (y cuenta) mucho si lo haces bien. Los malos informes (ya sean porque “esto no es lo que te pedí” o porque “la calidad es mala”) son una de las fuentes de pérdida de tiempo, y por tanto, de productividad en las empresas del conocimiento.

 

CONSEJOS PRÁCTICOS
Cuando te encarguen escribir algo (un memo, un informe, un dossier, llámalo X), hazle a quien te lo solicita 4 preguntas:

[1.] ¿A quién está dirigido? ¿Quién lo va a leer?

  • No es lo mismo si es para el Consejo de Administración que para los delegados de ventas. Cada audiencia tiene un mensaje, tono, estilo y extensión diferentes.

[2.] ¿Cuál es el objetivo que tiene el documento?

Un documento o producto de conocimiento sólo tiene 3 posibles objetivos:

  • Informar (no se busca ningún input por parte de la audiencia; el objetivo del documento es comunicar con objetividad y neutralidad cualquier tipo de información, hechos o circunstancias)
  • Tomar decisiones (el objetivo principal del documento es inducir al lector a que decida una línea de trabajo concreta)
  • Vender (se busca convencer a la audiencia para que compre una idea o un producto)

[3.] ¿En qué formato?

  • ¿Texto, Audio, Vídeo? ¿Word, PPT, Excel?

[4.] ¿Para cuándo es?

  • El tiempo determina, muchas veces y desgraciadamente, lo que se puede hacer. Como dice Bob Khan: “In your entire career, you would always have to deal with the tension between getting things right and getting things done”. No es lo mismo tener 1 hora para hacer un informe que 3 días. La calidad no es la misma… El “sin tiempo” no existe.

Think first and write later

Una vez tienes delimitada la tarea del encargo (con las respuestas a las 4 preguntas anteriores), ni se te ocurra abrir el ordenador y ponerte a escribir. Piensa antes de escribir. Separa el proceso de pensamiento del proceso de escritura. Lo importante es la Estructura, no la Gramática y la Ortografía.

Recojo unas ideas del libro de Barbara Minto, “The Minto Pyramid”:

  • Writing a clear business document. Writing anything clearly consists of two steps: first, decide the point you want to make, then put it into words. So long as you know the point, you rarely have a problem stating it.
  • The problem is not so much to get the language right as to get the thinking clear.
  • Essentially, it is the order in which you present your thinking that makes your writing clear or unclear.
  • For the average professional, producing more literate memos and reports does not mean writing shorter sentences or choosing better words.
  • Rather, it means formally separating the thinking process from the writing process, so that you can complete your thinking before you begin to write.

Siguiendo este consejo, los resultados serán:

  1. Reducción del tiempo necesario para acabar una primera versión
  2. Incrementar la claridad del documento
  3. Reducir su longitud

Utilice las 8 Categorías de Reserva Legítima (Eli Goldratt) para mejorar la calidad de su razonamiento

Existe una reserva legítima cuando la lógica presentada no tiene sentido. Las Categorías de Reserva Legítima son un conjunto sencillo de verificaciones o “tests” lógicos que ponen a prueba la validez de un razonamiento. Como indica Mario López de Ávila en Nodos en la Red: “De entre el conjunto de herramientas del pensamiento puestas a punto por el Dr. Goldratt y sus colaboradores (Thinking Processes), las Categorías de Reserva Legítima son aquellas cuyo uso ejerce un impacto más profundo sobre la calidad de nuestro razonamiento, al tiempo que nos proporcionan un instrumento demoledor para poner a prueba los argumentos que se nos presentan”. Recomiendo esta presentación de Mario donde explica detallada y sencillamente las 8 Categorías de Reserva Legítima.

La importancia de ordenar bien los elementos a la hora de “construir” agrupaciones

Como recoge el Principio LATCH, formulado por Richard Saul Wurman (el fundador de TED, en 1984), “la información puede ser infita, pero la forma de estructurla es finita”. En uno de los capítulos de “Las reglas de juego” (Organización de la información, 7 páginas) se explica detalladamente algunos trucos, extraídos de la experiencia directa, para organizar mejor la información en grupos.

Nuestros documentos deberán estar construidos/diseñados de forma que ayuden a entender las ideas con la menor inversión de tiempo posible (la variable escasa por naturaleza de los equipos directivos).

Los lectores de nuestros documentos son gente que tienen muy poco tiempo. Es importante por tanto ser profundos sin dejar de ser claros. Para lo cual hay que:

  1. Reducir el ratio Ruido/Señal
  2. Evitarles al máximo su esfuerzo de decodificación: el texto se debe entender la primera vez que se lee.

Una vez acabado de escribir, dedica una parte importante del tiempo a editarlo

Los documentos de conocimiento no se acaban con la redacción, sino con la revisión de lo redactado. Así es como se incrementa el valor del texto: añadiendo matices, evitando redundancias, homogeneizando términos, etc. Una vez que tienes la estructura de lo que quieres decir clara, lo mejor es escribir “rápido”. Hay que escribir de forma rápida, y editar de forma cuidadosa.

¿Dices exactamente lo que quieres decir? Las palabras, ¿son las adecuadas? Los matices, ¿son esos? Muchas veces reviso informes realizados por otras personas, y cuando me empiezo a sentir perdido o mareado con su lectura, les pregunto: ¿Qué COÑO quieres decir? Cuando se han puesto a escribir sin pensar antes (es decir, no han separado el proceso de pensar del de escribir), habitualmente la respuesta que me dan no suele estar en el texto. Les digo: “Si eso es lo que quieres decir, ¿cómo COÑO es posible que no esté en el texto?”

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS / RECURSOS INTERNET
The Minto Pyramid, Barbara Minto
La cocina de la escritura, Daniel Cassany
Thinking for a Change, Putting the TOC Thinking Processes to Use, Lisa J. Scheinkopf

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